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2.1.- DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.
En el ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de funciones en forma sistemática, lógica y secuencial para alcanzar el objetivo de la organización, estas funciones o actividades son las siguientes:
Ingeniería, planeación y distribución de la producción.
Compra de materiales.
Recepción einspección de materiales.
Almacenamiento y entrega de materiales.
Contabilización de las transacciones relacionadas con los materiales.
A continuación se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales.
Ingeniería, planeación y distribución de la producción
En las empresas que tienen gran volumen de producción o que sus procesos productivos son muycomplejos existe un departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción son las siguientes:
Diseñar el producto.
Especificar los materiales a comprar.
Estudiar elefecto del uso de materiales sustitutos.
Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos.
Compras
Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos formatos: la Requisición o Solicitud de Compra y la Orden de Compra.
El departamento de compras tiene las siguientes funciones:
Recibir las solicitudes de compra de todoslos materiales.
Solicitar cotizaciones de los proveedores.
Elaborar y emitir la orden de compra.
Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

Recepción e inspección de los materiales
Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepción e inspección de losmateriales se encuentran:
Recibir el material con la respectiva orden de entrega.
Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
Verificar la cantidad y calidad del material.
Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.
Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
Si elmaterial cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepción.
El formulario usado para el control de la recepción de los materiales es el Informe de Recepción.

Almacén
En algunas empresas pequeñas el almacén puede ser un anexo del departamento de recepción y la persona encargada, tanto de la recepción como almacenamiento de las materias primas, puedeser la misma. El encargado del departamento de almacén es responsable del adecuado almacenamiento, protección y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:
Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.
Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.
Preparar las Tarjetas deControl de Materiales (kardex).
Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total.
Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud.
Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex deacuerdo al método de valuación.
Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario.
Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.
Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el...