Crear Correspondencia En Word

INTRODUCCIÓN

Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas, una de estas es la COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos,donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

COMBINANDO CORRESPONDENCIA
CON EXCEL Y WORD

Para realizar este proceso, son necesarios dos documentos, el principal,donde irá el texto fijo, (una carta por ejemplo), y otro donde irán los datos variables (las direcciones de la gente a quien se envía la carta).
Podemos elegir diversos orígenes de datos: Una hojade Excel de un libro .xls; una tabla de Access, un fichero estructurado de texto, una lista de direcciones de Office, orígenes OBDC, páginas web, libreta de direcciones de correo de Outlook, unaconsulta, aplicaciones como Paradox, Lotus, DBase...
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, imprimir sobres, generar recibos, etc. Para estonecesitaremos lo siguiente:

* Una carta redactada en Word

* 1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access u Outlook

Imaginemos quepertenecemos a una Empresa de Mecanografía llamada “Writer” y queremos invitar a otras 8 empresas a una Expo con el fin de darse a conocer. Primero procederíamos a crear el Formato de la Carta. Quedaríade la siguiente manera:
DATOS DE LAS EMPRESAS
DATOS DE LAS EMPRESAS

Ahora crearemos nuestra Base de Datos en Excel con los datos de las 8 Empresas como se muestra a continuación:

Regresamos anuestro Documento de Word y nos dirigimos a la pestaña Correspondencia de la Cinta de Opciones y seleccionamos Iniciar Combinación de Correspondencia y seleccionamos Asistente de Correspondencia:...