Creditos y cartera

“Administrando eficientemente la cartera de Cuentas por Cobrar”
Por Ing. Daniel A. Alarcón. daalarcon@yahoo.com

Ya pasaron los tiempos en que nos podíamos dar el lujo de vender solamente de Contado. Para crecer, ganar participación de mercado, alcanzar mejores niveles de ventas y acceder a otros clientes debemos dar crédito. Antes de introducirnos en el tema de Administración de Cuentas porCobrar, debemos hacer mención del requisito importante para la administración eficiente de cuentas por cobrar: Haber otorgado un BUEN CREDITO. Este artículo no es sobre administración de crédito, sin embargo resumimos lo mínimo que esperaríamos encontrar al revisar los expedientes (que deben existir) de cada cliente en nuestra cartera y sobre los que vamos a gestionar el cobro: Perfil del clientecon todos sus datos (contacto, dirección, teléfonos. e-mails), documentación del crédito (contrato, orden de compra, copia de facturas – envíos), garantía (mínimo pagaré o letras de cambio), información financiera (si es un crédito grande y que amerita esta información), confirmación de referencias y situación crediticia del cliente, monto de crédito otorgado y plazo; finalmente asegurarnos quedicha información esté ACTUALIZADA. Pasado este pequeño examen, revisemos los pasos para administrar eficientemente una cartera de clientes – cuentas por cobrar; tomando en cuenta estos conceptos básicos: Administrar: Manejo eficiente de los recursos, en este caso es un activo de la empresa, representado por deudas de sus clientes producto de ventas al crédito. Definir las políticas de pago, plazo,montos de crédito y cargos de intereses moratorios. Implica también cumplimiento del Código de Comercio y Ley de Protección al Consumidor. Sistema informático: Sistema que permite la administración y gestión de las cuentas por cobrar, emitir reportes, actualizar datos, ingresar cobros y cargos, generar estadísticas y es también herramienta de control. Personal: Si su cartera ya creció, es tiempo detener una persona a cargo, con sus respectivos gestores de cobro. No deje este activo relegado a segundo plano, aquí se encuentra invertida su Capital ¡¡ Proceso de Cobro: Pre-mora: En esta etapa hacemos un recordatorio amable al cliente sobre el próximo vencimiento. Mora 30 días: En esta etapa el cliente ya tiene 30 días pasados del plazo otorgado, se requieren llamadas, carta de cobro. Mora 60días: El cliente está ya en problemas, llamadas, e-mails, gestión con persona superior, cartas de cobro y preferiblemente una visita del vendedor o un gestor de cobros. Evaluación de los casos con gerencia de créditos y gerencia de ventas. Mora 90: El cliente ya es problema, visitas, gestión pre-judicial, aviso que será trasladado a cobro jurídico, evaluación de los casos con la gerenciarespectiva. Siempre debe haber una opción a re-financiar o negociar abonos, para no perder el cliente. Mora mas de 90: Pasar a cobro judicial, sea con abogado propio o con un despacho contratado para tal fin. Muchas veces dudamos en pasar los casos, pero el cliente puede deberle a otros y por tanto no podemos esperar.

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Puntos clave: Análisis estadístico: El sistema informático debe proveernosinformación estadística, indicando: número de clientes, cantidades en mora, últimas fechas de pago, fechas de gestión, condiciones actuales, fechas de actualización y cantidades de clientes que se mueven entre los niveles de mora. Indicador de período de cobranza: este es un indicador financiero, su fórmula conocida es: Saldo CxC / Ventas Netas Anuales * 360. Nos indica el número promedio de díasque toma recuperar una cuenta. Reservas sobre incobrables: Debemos generar la reserva contable correspondiente, con una política definida por la Alta Administración (buscando no generar falsas expectativas sobre clientes que puedan ser irrecuperables). Las cuentas que en su momento se liquiden contra reserva, deben llevarse a cuentas extraordinarias y mantener su gestión. Ejemplo de reservas...