Cuyi

3.3 PROCESO DE ELABORACION DE LOS PRESUPUESTOS

¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita
gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse
para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos). Consiste en una estimación o en
conjeturas hechas con fundamento sobre lasnecesidades en términos monetarios para realizar
tu trabajo.
Un presupuesto no es:
? Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que
tomes medidas para tratar las consecuencias del cambio. Así, por ejemplo, si has
presupuestado diez nuevos ordenadores pero descubres que realmente lo que necesitas
es un generador, entonces podrías comprar menos ordenadores y adquirirel generador.
? Un simple registro de los gastos del último año, con un 15% extra añadido para cubrir la
inflación: cada año es distinto (ver también el apartado sobre Diferentes técnicas
presupuestarias) y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para
examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes.
? Sólo un requerimiento administrativo yfinanciero de los donantes: el presupuesto no
debería formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la
hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente
que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar
constantemente y usar con creatividad.
? Un cuadro optimista e irreal del coste real de las cosas: nosubestimes el coste real de
las cosas con la esperanza de que te ayudará a recaudar el dinero que necesitas; es
mejor devolver a los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un «poco
más» para poder acabar el trabajo.
Éstas son dos de las preguntas clave que deberías ser capaz de contestar sobre la elaboración
de un presupuesto:
? ¿Por qué es necesario un presupuesto?
? ¿Quiéndebería participar en la elaboración del presupuesto?
Elaboración de un presupuesto
Elaboración del presupuesto por Janet Shapiro (email: nellshap@hixnet.co.za)
Traductor: Daniel Fernández. E-mail: danifeme@hotmail.com
5
¿Por qué es necesario un presupuesto?
¿Por qué es importante para una organización, proyecto o departamento tener un
presupuesto?
El presupuesto es una herramientaadministrativa esencial. Sin un presupuesto, eres como un
barco sin timón.
? El presupuesto te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades.
? El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu
planificación de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso
presupuestario te obliga a replantearte tus planes de acción.
? Si se utiliza demanera correcta, el presupuesto te indica cuándo necesitarás ciertas
cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades.
? El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de
problemas.
? El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia
financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastado y recibido,
puedenplantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.
? No puedes recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los
donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es razonable
y está bien planificado.
Elaboración de un presupuesto
Elaboración del presupuesto por Janet Shapiro (email: nellshap@hixnet.co.za)
Traductor: Daniel Fernández. E-mail:danifeme@hotmail.com
6
¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?
La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. La capacidad de tu
organización para conseguir lo que había planificado y para sobrevivir económicamente,
depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto debe:
? Comprender los valores, estrategia y planes de la...