Cómo Conducir Reuniones con Eficacia

Cómo Conducir Reuniones con Eficacia
Gregorio Billikopf Encina
"Todavía puedo recordar cuando llegaba temprano a las reuniones semanales de un rancho ganadero y equino para el cual trabajaba. Quería asegurarme conseguir un asiento desde el cual pudiera mirar por la ventana y "escaparme" de la reunión. También recuerdo un trabajo donde las reuniones se planeaban y ejecutaban de una maneraefectiva. Desafortunadamente, la mayoría de las reuniones a las cuales he asistido podrían clasificarse como insoportables e improductivas."
Un grupo de amigos platica durante un par de horas. Nadie recuerda cómo terminaron hablando de la vida de los pingüinos en la Antártica chilena, cuando habían comenzado hablando sobre computadoras para el hogar. A menos que el objetivo de estos amigos no fueraotro que una conversación amena, no hicieron ningún mal. Sin embargo, cuando las reuniones de negocios se asemejan a esta reunión de amigos, se toman muy pocas decisiones y se pierde mucho tiempo. Se requiere habilidad y capacidad de seguimiento para conducir una reunión de manera efectiva.
Las reuniones pueden ser útiles para ambas partes. Los trabajadores pueden enterarse directamente de lasnuevas políticas sobre el personal o de las decisiones que puedan afectarlos, en lugar de tomar conocimiento de las mismas por medio de los rumores a través de compañeros en el trabajo. Además, en dichas reuniones ellos pueden informar a sus supervisores y colegas, de las situaciones laborales que así lo pidan. Frecuentemente los trabajadores son los primeros en descubrir posibles problemas, y ladetección temprana de los mismos puede ahorrar tiempo y gastos. En determinadas ocasiones, es necesario que los supervisores involucren a los trabajadores en la toma de decisiones, lo que facilita llevar a cabo los cambios. Las reuniones, por lo tanto, se hacen con el propósito de informar a las personas sobre políticas u operaciones, reunir información, conducir entrenamientos, resolver problemas otomar decisiones.
¿Qué es necesario para conducir una reunión eficaz? Los factores esenciales para el éxito son: tener un propósito, prepararse de antemano, fijar objetivos durante la reunión, y tomar provisiones necesarias para el seguimiento y evaluación posterior.
Planificación
Muchas veces se llevan a cabo reuniones demasiado extensas, sin un propósito específico y cuyos resultados no sonsatisfactorios. Un factor esencial para la efectividad de una reunión es que haya una clara comprensión de los objetivos a ser alcanzados. Una vez que se haya definido bien el propósito de la misma, se resolverán cuestiones tales como dónde y cuándo se hará la reunión y quiénes van a participar.
Las agendas podrán incluir tiempo para: 1) revisión de apuntes sobre asuntos tratados previamente, 2)debate de temas nuevos; y 3) evaluación del progreso hacia la obtención de objetivos. A los supervisores se les previene que no sean demasiado optimistas con respecto a cuánto pueden obtener de una sola reunión.
A la mayoría de los empleados no les desagrada participar en una reunión si ésta es productiva. La reunión puede ser abreviada cuando se asignan actividades en forma previa, tales comolectura o adquisición de información.1 Llevar a cabo reuniones ya sea cerca de la hora de salida, o en la intemperie en un día frío o ventoso acoplarse a la brevedad, pero desalientan la participación de los trabajadores. Otros factores que influencian la interacción grupal incluyen la disponibilidad de asientos, bebidas, la temperatura, iluminación y ventilación (cada vez más los empleados esperanuna política donde se prohíba fumar). Sin importar la formalidad aparente, para ser efectiva una reunión debe ser bien planificada.
Dirigiendo la reunión
El papel de la persona que conduce la reunión es: 1) que la reunión no se desvíe del objetivo propuesto (función de asignación) y al mismo tiempo 2) asegurarse que todos tengan la oportunidad de hablar y que se enfrenten las necesidades de las...