Cómo elaborar un Request for Proposal (RFP) “World-Class”

Cómo elaborar un Request for Proposal (RFP) “World-Class”
Podemos identificar tres escenarios de Licitaciones donde la elaboración de un RFP es necesaria:
• Donde la inversión o el gasto a realizares significativo.
• La cantidad de Proveedores es numeroso.
• El Producto o Servicio es complejo.
El Documento “RFP” está estructurado en distintas Secciones. En la primera de ellas, se describeel Alcance de esta licitación y su Objetivo, con suficiente información para que el Proveedor determine rápidamente si puede satisfacer al Cliente o no. En esta Sección, se deberá detallar losiguiente:
• Objetivo que tiene el Cliente con esta Licitación.
• Alcance en Productos y Servicios requeridos.
• Factores críticos de éxito.
• Criterios de Evaluación de Propuestas y Proveedores
•Metodología del Proceso de Licitación.
• Marco de Tiempo para elaboración.
• Aclaración de dudas.
• Entrega y presentación de Propuesta.
• Elección de la mejor Propuesta.
• Notificación a losProveedores no elegidos y al elegido.
• Responsable ante los Proveedores de la Licitación
Por otro lado, se deberá confeccionar la Sección de Especificaciones detalladas, extendiendo el contenido incluido enel Alcance, pero con un nivel de detalle que inhiba a los Proveedores de hacer “interpretaciones” que influyan negativamente en sus Propuestas. Se recomienda fuertemente la elaboración de Plantillasincluidas como “Anexos” donde los Proveedores estén obligados a llenarlas, ya que esto facilita la comparación entre todas las propuestas.
Luego, si el Producto o Servicio requiere desarrollar unarelación de largo plazo con el Proveedor, requerir datos del mismo como:
• Años de Vida de la Compañía.
• Cantidad de empleados fijos y contratados.
• Balance de los últimos 2 años.
• Ventas totales,Ventas domésticas, Ventas del Producto o Servicio en particular del último año.
• Clientes totales, Clientes del Producto o Servicio en particular.
• Referencias en los Clientes.
• Alianzas...