Daniela

Introducción Archivo es el conjunto de colecciones de documentos e informaciones de toda especie, ordenadas de manera racional y adecuadamente registradas y conservadas, con la finalidad exclusiva de divulgar o prestar informaciones. Por lo tanto, siendo el archivo de cualquier empresa o entidad una fuente de registro y conservación de todas las informaciones de interés vital para laorganización, el debe ser organizado de modo a proveer, con la mayor precisión posible, elementos informativos de asesoramiento.
Podemos decir, entonces que la finalidad principal de un archivo, sea el pequeño, mediano o grande, es : registrar, disponer y conservar los documentos e informaciones, de manera a permitir su localización lo más rapidamente posible, siempre que fuere necesario.
Un archivodesorganizado dificulta todo el sistema administrativo de una organización. Habra enorme dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el más modesto funcionario, hasta el más alto dirigente.
Archivar no quiere decir simplemente guardar correspondencia y documentos para quitárnoslos del frente. Archivar quiere decir organizar sistemáticamente dichos documentos y correspondencia de modo que puedanser localizados próntamente.
Para una oficina moderna son de gran importancia las cartas que se reciban o se despachen, los documentos de naturaleza variada, catálogos o papeles que en cualquier forma se relacionen con el negocio, la profesión o los asuntos que tienen a su cargo dicha oficina.
El comercio, la industria, el gobierno y los profesiones diversas tienen hoy dia la necesidadimperiosa de adoptar algún sistema cientifico para la ordenación de papeles y documentos. De ahi la importancia del archivo, ya que éste tiene que ver con los elementos más importantes de una organización: sus documentos.
1. GENERAL
1.1 Concepto antiguo. El archivo era considerado simple deposito de papeles cubiertos de polvo, almacenados sin los cuidados necesarios para su conservación y divulgación.1.2 Conceptos modernos. El archivo es una memoria viva de la empresa. Tienen participación constante en su vida. Es un centro activo de informaciones. Es un instrumento de control funcional. Auxilia al administrador en la toma de decisiones.
1.3 Conocimientos preliminares de la organización del archivo. En primer lugar, se debe tener una visión general de las actividades de la empresa u organocuyo archivo está siendo organizado. Conocer las reales necesidades y dificuldades encontradas en el funcionamiento del archivo existente y que deben ser eliminadas o mejoradas ya sea en cuanto al espacio, costo, demora en la localización de las informaciones, extravio de documentos, en fin todo lo que fuere deseable para el mejoramiento de los servicios.
1.4 Documentos que se archivan :
1. Lacorrespondencia que se recibe y las copias de la que se escribe en toda oficina, y las facturas, recibos, cheques cancelados, estados de cuenta, etc.
2. Escrituras, récords clinicos, planos de construcciones, etc. de las oficinas de profesionales asi como del gobierno.
3. Catálogos, libros recortes de periódicos y revistas.
4. Tarjetas con distintas informaciones.
1.5 Elementos aconsiderar en la organización del archivo. Son los siguientes
* Nombre - que origina el orden alfabético.
* Local - que origina el orden geográfico
* Fecha - que origina el orden cronológico.
* Asunto - que origina el orden de asunto.
1.6 Métodos y sistemas de archivamiento. Existen numerosos sistemas de archivo. Todo sistema de archivo usa el alfabeto. De ahi vemos que el archivo osistema geográfica consiste en archivar alfabéticamente por ciudad o territorio. El archivo por asunto consiste en archivar alfabéticamente de acuerdo con el tópico o asunto del material en lugar de hacerlo teniendo en cuenta el nombre de la persona. Aún el mismo sistema de archivo numérico necesita de una guia alfabética.
1.7 Sistemas. Los sistemas pueden ser : directo, semi-directo,...