DECRETO 2609 ARTÍCULOS 8,20,21,22,23,24

DECRETO 2609 DE 2012

“Reglamenta el titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente 58 y 59 de la
Ley 1473 de 2011…”

ART 8,20,21,22,23,24

DOCENTE: EULALIA MARÍN
GESTIÓN DOCUMENTAL III

PRESENTADO POR:
YUDIC GARCÍA
BIBIANA PARRA
DIANA RÍOS

ARTICULO 8: Instrumentos Archivísticos para la
gestión documental
Que son los Instrumentos archivísticos: Son Herramientas con propósitosespecíficos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación
de la gestión documental y la función archivística.
Los Instrumentos archivísticos son los siguientes:
Cuadros de Clasificación Documental (CCD)
Tablas de Retención Documental(TRD)
Programa de Gestión Documental(PGD)
Plan Institucional de Archivos de la Entidad
Inventario Documental
Modelo de requisitosMapas de procesos
Tablas control acceso
Bancos terminológicos

CUADROS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL (CCD)
• Es un instrumento archivístico que se expresa
en el listado de todas las series y subseries
documentales con su correspondiente
codificación, conformado a lo largo de historia
institucional del Archivo General de la Nación.
• Este instrumento permite la clasificación ydescripción archivística en la conformación de
las agrupaciones documentales.

CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
(CCD)

TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL(TRD)
• Constituyen un instrumento archivístico que
permite la clasificación documental de la
entidad acorde a sus estructura orgánico funcional, e indica los criterios de retención y
disposición final resultante de la valoración
documental porcada una de las agrupaciones
documentales.

TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL(TRD)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
(PGD)
• En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el
PGD, es un documento estratégico de la gestión documental, en el
cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto
mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de laprestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la
implementación de programas específicos del proceso de gestión
documental. El PGD como parte del Plan Estratégico Institucional y
del Plan de Acción Anual y es aprobado por el Comité de
Desarrollo Administrativo y esta armonizado con los otros sistemas
administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional,
dandoalcance al cumplimiento y la aplicación de la normatividad
vigente en la materia.

(PINAR) PRESERVANDO PARA EL FUTURO

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA
ENTIDAD (PINAR)
Es un instrumento el cual permite planear, hacer seguimiento y articular con los planes
estratégicos la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades,
riesgos y oportunidades de cada entidad.
A partirde ello, el Archivo General de la Nación en el desarrollo de la Ley 594 de 2000,
la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de 2012, formula el Manual Plan Institucional
de Archivos – PINAR, como una metodología sencilla para la elaboración del mismo al
interior de las entidades, cuyos fines son:
 Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión documental de la
entidad.
Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e
infraestructura, como soporte para la ejecución de los proyectos previstos a corto,
mediano y largo plazo.
 Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la
eficiencia y el acceso a los archivos.
 Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el marco del
archivo total.INVENTARIO DOCUMENTAL
• Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental.
• En los acuerdos 038 y 042 se establecen los parámetros para organizar los archivos en entidades
públicas o privadas que cumplan funciones públicas, se regula el inventario único documental y se
dan las pautas para su realización.
•...