decreto 2609 de 2012

DECRETO 2609 DE 2012
“Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.”


1. OBJETIVOS
1.1 Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la Administración Pública.
1.2 Enfatizar en la responsabilidad de las EntidadesPúblicas.
1.3 Normalización de los procesos técnicos.

2. CAPITULO I
Gestión de Documentos

Articulo 1. Ámbito de aplicación. El presente decreto comprende a la Administración Publica en sus diferentes niveles, de las divisiones administrativas, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regidos por la Ley 594 de 2000.

Articulo 2. Tipos deinformación. Las normas del presente decreto se aplicaran a cualquier tipo de información recibida o producida por las entidades públicas, independiente del medio en que se encuentre registrada.

Articulo 3. Responsabilidad de la gestión de documentos. Es responsabilidad de los empleados de las entidades públicas cumplir la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación.Articulo 4. Coordinación de la gestión documental. Los documentos se deben coordinar por los respectivos Secretarios Generales o quien haga sus veces, por medio de las oficinas de Archivo de cada entidad.
Articulo 5. Principios del proceso de gestión documental. Planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico,protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la información y los datos.

Articulo 6. Componentes de la política de gestión documental.
• Marco conceptual para la gestión de la información física y electrónica.
• Estándares para la gestión de la informaciónen cualquier soporte.
• Metodología para la creación, manejo y preservación de los documentos.
• Programa de gestión de información que pueda ser aplicado en cada entidad.
• Cooperación entre las áreas de Tecnología, oficina de Archivo, oficinas de planeación y productores de la información.

Articulo 7. Etapas de la gestión de los documentos. Creación, mantenimiento, difusión yadministración; son etapas para garantizar una adecuada gestión documental.

Articulo 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental.
• Cuadro de clasificación documental CCD
• Tabla de retención documental TRD
• Programa de gestión documental PGD
• Plan institucional de Archivos de la Entidad PINAR
• Inventario documental
• Modelo de requisitos para los documentos electrónicos
• Bancosterminológicos para los tipos, series y subseries
• Mapas de procesos
• Tablas de control y acceso a los documentos

Articulo 9. Procesos de la gestión documental. Planeación, producción, trámite, organización, transparencia, disposición, preservación, valoración.



3. CAPITULO II
El programa de Gestión Documental

Articulo 10. Obligatoriedad del programa de gestión documental.Todas las entidades públicas deben formular un PGD a corto, mediano y largo plazo.

Articulo 11. Aprobación del Programa de gestión documental. El PGD debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo.

Articulo 12. Publicación del Programa de gestión documental. El PGD debe ser publicado en la página web de la Entidad, 30 días después de su aprobación.Articulo 13. Elementos del Programa de gestión documental. El PGD debe obedecer a una estructura normalizada y a unos elementos que lo componen.

Articulo 14. Plan de capacitación. Las entidades deberán incluir en sus planes de capacitación los recursos para capacitar a los funcionarios acerca del PGD.

Articulo 15. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. El PGD...