decreto 2609


DECRETO 2609 DE 2012


Fecha: Manizales, 3 de abril de 2013

ELABORADO POR:

1. OBJETIVOS

1.1 Aplicar las TIC en el campo archivístico
1.2 Elaborar el programa de Gestión Documental

2. CAPITULO 1
Gestión de Documentos

Artículo 1 Ámbito de aplicación: El presente decreto rige para las diferentes entidades Públicas en sus diferentesniveles, nacional, departamental, distrital y municipal. También para las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
Artículo 2 Tipos de Información: Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, a sus dependencias y servidores públicos, Independientementedel soporte en el que se encuentren los documentos. Ejemplo:
a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
b) Sistemas de Mensajería Electrónica.
c) Disco duros, servidores, cintas o medio de video y audio
d) Uso de tecnologías en la nube.

Artículo 3 Responsabilidad de la gestión de documentos: Es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas quepresten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que establezca el AGN, y las respectivas entidades públicas.
Artículo 4 Coordinación de la gestión documental: los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes estén autorizados para coordinar, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.Artículo 5 Principios del proceso de gestión documental:
a) Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia.
b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o proceso.
c) Economía. Lasentidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.
d) Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y que el personal este debidamente autorizado para su consulta.
e) Disponibilidad. Los documentos debenestar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación.
f) Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, y sistemas descriptivos.
Artículo 6 Componentes de la política de gestión documental:
a) Marco conceptual claro para la gestión de la informaciónfísica y electrónica de las entidades públicas.
b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
Artículo 7 Etapas de la gestión de los documentos: Para asegurar una adecuada gestión documental en lasentidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas.
a) Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales se determine su identificación, formato y características.
b) Mantenimiento. Se refiere a la constitución de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, y estructural de los documentos en el sistemade gestión documental.
c) Difusión. Abarca la constitución de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación y visualización de los documentos.
Artículo 8 Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.
a) El Cuadro de Clasificación Documental...