Definiciones y apreciaciones de términos archivísticos

 Administración Documental: Técnicas de planificación, manejo y organización, con el fin de facilitar la utilización y la conservación de la documentación desde su origen hasta su destino final.
 Casilleros: Mueble con divisiones, sin cierres de ninguna especie, para tener clasificada la documentación.
 Clasificación: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías de acuerdo ala estructura orgánica o funcional de la entidad productora.
 Conservación: Medidas preventivas y correctivas orientadas a evitar o reducir el riesgo del deterioro de los documentos de un archivo.
 Cronológico: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.
 Documentación: Es la recolección, almacenamiento, clasificación, selección, difusión yactualización de todo tipo de información.
 Documento: Registro de la información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico.
 Epistolar: Cartas o escritos que van dirigidas a determinadas personas.
 Estructura Funcional: E s la que define odetermina la existencia de varios supervisores o jefes.
 Expediente: Conjunto ordenado de documentos que recogen toda la información relacionada con un asunto.
 Facsímil: Es una copia o reproducción muy precisa de un documento, generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.
 Filatelia: Es la afición por coleccionar y clasificar sellos,sobres y otros documentos postales.
 Flujo: Movimiento o circulación de cierta variable en el interior del sistema económico.
 Flujograma: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso empresarial.
 Foliación: Numeración de los folios de un libro.
 Folio: Un número único que se asigna a un documento para identificarlo y diferenciarlo de otros documentossimilares. (páginas foliadas = páginas numeradas).
 Franqueadora: Es la máquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio.
 Franquicia: Empresa que otorga licencias para que otra pueda prestar los mismos servicios con su marca.
 Gestión de Documentos: La gestión de documentos controla el ciclo de vida de los documentos en su organización.

 Minuta: Borrador de contratoque se hace anotando sus partes esenciales. Anotación hecha por escrito de algo.
 Original: Conservar el aspecto original de un documento.
 Radicación: Es el registro de datos básicos de todos los documentos, que son recibidos, remitidos hacia las dependencias y a los cuales se le asignan un número de radicado, y este a su vez será quien lo identifique dentro de los diferentes trámites de laentidad.
 Registrar: Inscribir en una oficina determinados documentos públicos, instancias, etc.
 Prescripción: Extinción de un derecho, una deuda, acción o responsabilidad por el transcurso del tiempo especificado para ello.
 Preclusión: Principio de un proceso de legislación, para que los actos procesales sean eficaces.
 Plazo Precaucional: Disposición que fija el tiempo que debenguardarse los documentos en el archivo de concentración.
 Archivo: Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razónde su valor archivístico.
 Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
 Archivo Histórico: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorado y transferido por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir...