Delegación Efectiva

Delegación Efectiva
¿Recaderos o encargados?

Es necesario desarrollar dos habilidades importantes para lograr administrar el tiempo:
a) Saber cómo pedir ayuda y a quién pedirla, esto implica saber a dónde acudir por información u orientación.
b) Aprender a indicar a los demás que usted está demasiado ocupado para establecer una plática social independiente o tratar un asunto en particular.Con respecto a la primera habilidad es importante saber cómo delegar actividades, puesto que ésta es una manera esencial de obtener ayuda.
Existen varias razones por las que se decide por no delegar, entre las más frecuentes se encuentran:
Pedir ayuda es un signo de debilidad
La creencia de que se es indispensable y nadie más hará el trabajo tan bien como uno mismo
Temor a que los demáshagan el trabajo mejor y puedan llevarse todo el crédito
Sentimiento de que no hay alguien que pueda prestar la ayuda necesaria
Temor de que los demás no hagan las cosas que se les solicitó, o las realicen con demasiados errores
Por estas razones y otras más, las personas optan por no delegar y continuar cargando con todo el trabajo.
Existe la delegación efectiva, es decir, delegar buscandoóptimos resultados para terminar el trabajo a tiempo y con calidad. Delegar efectivamente es una habilidad importante que implica reconocer cuándo es necesario delegar.
Para facilitar esta decisión es importante tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
No empeñarse en delegar sólo aquellas actividades que los demás puedan hacer mejor o igual que usted
No delegar exclusivamente las actividadesdesagradables
No quedarse al frente de todas las actividades desagradables, bajo el malentendido de que, no se debe pedir a otros que hagan las cosas que a uno mismo le desagradan. Es importante ser equilibrado y delegar actividades agradables y desagradables en una dosificación adecuada
No delegar injustamente; rara vez la gente trabaja bien si siente que le dieron actividades que, con claridad,pertenecen a un colega. De igual manera, rara vez se sentirán contentos si una actividad agradable, que con claridad les pertenece, es delegada a otra persona
 
Cuando se desliguen actividades es conveniente realizar un plan que contemple los siguientes aspectos:
¿Qué hacer?
¿Por qué se debe hacer?
¿Cómo hacerlo?
¿Quién tiene que hacerlo?
¿Cuándo debe terminarse?
Al final de este plandebe señalarse cuándo se asignará la actividad a la persona seleccionada. Delegar hasta el último momento no es correcto, puesto que es un factor que puede obstaculizar a la persona que hará el trabajo y provocar que lo haga de manera incorrecta y a destiempo.
Una vez delegadas las actividades, es conveniente permitir a la gente que labore con cierta libertad. El jefe que constantemente solicitainformes, los supervisa sin necesidad o interfiere en lo que hacen sus subalternos, demuestra que no hace un manejo efectivo de su tiempo ni el de los demás.
Si se eligió a la(s) persona(s) idónea(s) para realizar el trabajo, se debe permitir que lo haga(n). Es importante asegurar que se proporcionen los siguientes elementos:
Dar las instrucciones necesarias para realizar el trabajo
Proporcionarla oportunidad de que la gente utilice su iniciativa donde sea necesario
Brindar apoyo necesario a la(s) persona(s) seleccionada(s)
Otorgar la confianza necesaria para que las personas puedan expresar los errores
Reconocer el trabajo bien realizado
Existe la delegación horizontal, que significa traspasar a los colegas las actividades que pertenecen a sus áreas de responsabilidad. Pararealizarlo con éxito, es importante tener una idea clara de lo que cada persona hace en su colegio.
El administrador del tiempo debe saber a dónde acudir para obtener orientación e información y cómo solicitarla de la mejor manera. Para esto es necesario realizar las siguientes estrategias:
Elaborar un directorio especial donde aparezca el nombre de las personas o agencias que han proporcionado ayuda,...