Departamento De Teléfonos En Un Hotel

Departamento De Teléfonos En Un Hotel

El departamento de teléfonos es indispensable en un hotel y cubre las 24 horas del día por lo cual debe tener un personal numeroso y el equipo más moderno posible.
Funciones:
Recepción de llamadas (si el cliente no se encuentra en la habitación, se toman nota con sus respectivos datos y se envían al depto. de recepción donde se coloca a un lado de lallave.
Comunicar a los clientes cuando estos quieran hacer alguna llamada (la operadora no interviene solo que sea el caso de una llamada a larga distancia o local.)
Como una función adicional, se despierta a los clientes cuando lo hayan solicitado.

Gerente del Departamento de Teléfonos:

➢ Coordina, orienta y supervisa las labores de las supervisoras y operadoras.
➢ Se encarga de que elequipo sea tratado con el mayor cuidado
➢ Toma las medidas necesarias para prevenir y corregir cualquier falla.
➢ Canaliza las quejas del servicio.
➢ Selecciona a los empleados de teléfonos.

Supervisora de teléfonos:

➢ Entrena a su personal
➢ Elabora el reporte de daños en extensiones y conmutador a la compañía telefónica.
➢ Revisa las llamadas matutinas a huéspedes.
➢ Verifica laelaboración de cargos de larga distancia.
➢ Revisa y archiva el reporte diario de largas distancia.
➢ Verifica el recibo de la Cía. de teléfonos con las llamadas de larga distancia efectuadas.
➢ Realiza aclaraciones ante la Cía. de teléfonos, por discrepancias en los recibos de las mismas.
➢ Elabora reporte semanal o mensual de llamadas de larga distancia oficiales del hotel (ejecutivos, jefes,etc.)
➢ Elabora presupuesto de ingresos y egresos del departamento.
➢ Lleva el control de llamadas efectuadas por LADA.
➢ Mantiene actualizada la lista de teléfonos de emergencia.
➢ Atiende las llamadas telefónicas de huéspedes importantes.

Operadora de teléfonos:

➢ Verifica que el equipo de trabajo se encuentre en perfectas condiciones.
➢ Verifica que las líneas de entrada y salida delconmutador estén funcionando en su totalidad, caso contrario hace el reporte.
➢ Atiende solicitudes de huéspedes y personal del hotel para llamadas de larga distancia.
➢ Elabora los cargos por llamadas de larga distancia.
➢ Actualiza los racks alfabético y numérico de acuerdo con la lista que envía la recepción.
➢ Toma, recibe y envía recados telefónicos a huéspedes y ejecutivos del hotel.
➢Localiza personas en el hotel por medio del voceo.
➢ Realiza las llamadas de despertador a los huéspedes.

Impresos del departamento de teléfonos.
Nota de cargo o vale de servicio:
Una vez cumplimentado este impreso, se envía a departamento de mano corriente para informarle de la cantidad que tiene que cargar por los servicios de teléfono, prestados a un determinado cliente. Los datos quefiguran en la nota de cargo o vale de servicio telefónico son los siguientes:
* Anagrama del hotel
* País y ciudad a donde se ha efectuado la llamada de teléfono o donde se ha enviado un fax o telex.
* Número de teléfono, fax o télex.
* Nombre de la persona comunicada.
* Firma del encargado del departamento de teléfonos.
* Nombre del cliente que efectúa la comunicación.
* Número de la habitación.* Tiempo de duración de la llamada o envío.
* Fecha en la cual se efectúa la llamada o en el envío.
* Importancia de la llamada o envío.
* Número de orden.
• Ficha de teléfonos y fax
En este impreso se ha de registrar todas las notas de cargo o vales de servicio telefónico y fax a fin de poder realizar el control diario. Los datos que se incluyen son el anagrama del hotel, la fecha y enforma de columna, el número de habitación, el número de cuota de cargo o vale la población dedestino, el número de teléfono o fax del destinatario, los pasos del contador, el importe real, el beneficiario, el crédito si lo hubiese y el importe total.
• RESERVAS.
*Podemos definir "Reservas" como: "la acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el...