DESARROLLO ACTIVIDAD 2

ACTIVIDAD DE APRNDIZAJE N°2

3.1 Ventajas de utilizar las TRD (Tablas de Retención Documental)

Evitar la acumulación de documentos en las oficinas y dependencias.
Facilitar el flujo de lacorrespondencia y de las series y subseries documentales.
Evita que se presenten duplicidad de funciones entre oficinas y ayuda a controlar la documentación a partir de la codificación asignada a las series ysubseries.
Evita que se conserven documentos que no son de interés para la entidad y que pueden ser clasificados como documentos de apoyo.
Facilita la consulta documental en las diferentes etapas ociclos documentales y determinar su disposición final.
Regular las transferencias de los documentos en los documentos en las diferentes fases del archivo.

En el caso de no utilizar las TRD hace que seproduzca acumulación desorden duplicidad de funciones que perjudican el flujo de los documentos entre dependencias en las etapas o ciclos de archivo, dificulta la prestación de los servicios dirigidoa los usuarios externos e internos de una organización, retrasando el proceso o las actividades que dichos usuarios deban o necesiten realizar.

3.2 ACUERDO 4DE 2013
(Marzo 15)
Diario Oficial No. 48.754 de 7 de abril de 2013
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimientopara la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las
Tablas de Valoración Documental.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LANACIÓN,
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, los Decretos 2126 y 2578 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que las Tablas de RetenciónDocumental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades...