Descripción Funciones Secretaria

Función Principal:
La función principal se desdobla en dos funciones básicas como son:
* Las funciones de secretaria del Director General:
* Las funciones de secretaria del Director General, en cuanto a los temas de Dirección, Coordinación y/o Corporativos, donde dependerá además del Secretario del Comité de Dirección y a su vez será Secretario de los Comités de Gestión.
*Funciones respecto al Controller:
* Seguimiento de las tareas asignadas y/o el seguimientos de temas de Control del departamento y su perfecta documentación.
* Además deberá cuidar de una tercera función, que será:
* Las funciones de Relaciones Humanas y Publicas que demanen de la Dirección General y que esta le confíe su seguimiento.
* La atención al cliente y/o proveedor y/oempleado, por delegación especifica y supervisada por el Controller.
* Agenda y Archivo y fichas de clientes, proveedores y empleados, así como archivo afecto a la Dirección General, es decir administrar y gestionar junto con el Controller la base de datos documental de la empresa, para el uso de la Dirección General

Misión:
Su misión principal es:
* Apoyar, asistir y colaborar con laDirección General, facilitándole su labor en todos los aspectos administrativos, de organización profesional y gestión de su tiempo, control y seguimiento de su agenda profesional y asistir al Comité de Dirección como secretaria de la Dirección General y a los de Gestión y Coordinación como secretaria de los mismos.
* Toda su actividad, tareas y funciones aquí descritas, deberá desarrollarlasen un contexto de absoluta confidencialidad y discreción, fomentando al mismo tiempo una ordenada accesibilidad a la Dirección General de todos los miembros de la empresa y de las personas o entidades externas que requieran a la misma.

Tareas y Funciones:
* Estará informada en todo momento de las actividades que desarrolla la Dirección General y su localización.
* Establecerá loselementos de Coordinación entre la Dirección General y el Contoller y entre estos y el resto de Directivos, Ejecutivos y Mandos Intermedios.
* Establecerá los elementos de Coordinación entre la Dirección General y el Contoller y el Departamento de RR.HH y RR. PP. – Comunicación (Marketing).
* Establecerá los elementos de Coordinación entre la Dirección General y los Accionistas y/o el Consejode Administración y el Contoller.
* Establecerá de acuerdo con la Dirección General las prioridades de acceso de llamadas, con el objeto de permitir que pueda desarrollar las tareas que realice en todo momento sin interrupciones indeseadas.
* Filtrará todas las llamadas telefónicas que reciba la Dirección General, teniendo claro en todo momento los deseos de prioridad que se establezcanpara acceder a la misma.
* Filtrará todos los Comunicados Internos, con la ayuda del Controller, que reciba la Dirección General, teniendo claro en todo momento los deseos de prioridad que se establezcan para acceder a la misma.
* Recibirá, abrirá y ordenará el correo que reciba, clasificándolo por temas, para facilitar la labor de información y control previo del Controller y de laDirección General. Lo que no debe ser motivo de ocultación de ninguna información y si un elemento activo de flujo documental.
* Podrá transmitir, cuando así se lo indique la Dirección (Firmado y/o Autorizado por DG o por el Controller en ausencia de la DG), ordenes concretas a cualquier miembro de la organización.
* Copiará, preparará y redactará todos los informes, comunicados, cartas, etc., quele dicte la Dirección, haciendo llegar a todos los implicados las copias correspondientes, controlando, si fuese necesario, las respuestas esperadas por la Dirección a cualquier tipo de instrucción, orden o comunicado que sea emitido.
* Deberá establecer y mantener de forma eficiente un sistema de archivo de toda s las comunicaciones, informaciones, informes, cartas, tablas, etc., que...