Descriptivo de puesto

NOMBRE DEL PUESTO: | GERENTE ADMINISTRATIVO |
JEFE INMEDIATO: | DIRECTOR GENERAL |
AREA: | ADMINISTRACION |

I PROPOSITO GENERAL |
Planear, organizar, establecer y supervisar la ejecución de todas las funciones administrativas de la organización con vista a seguir procesos administrativos y operativos en cada una de las áreas, responsable del clima laboral y desarrollo del personaldentro de la organización, así como mantener en óptimo estado las relaciones con clientes y proveedores solventando sus requerimientos de manera oportuna. |

II. ACTIVIDADES PRINCIPALES |
1. Compras. 2.1. Hacer cotizaciones, órdenes de compra de los equipos vendidos, solicitar documentación comercial (Ficha Técnica, Certificados, Folletos etc.)2.2. Revisar y recepcionar facturas de las compras y dar seguimiento a plazos de entrega. Se deberá solicitar la siguiente documentación para Importación en caso de ser proveedor extranjero: a. Traking Number b. Factura Comercial c. Factura Proforma d. Certificado de Origen e. Packing List. 2.3. Dar seguimiento y controlar las cuentas por pagar tanto en moneda nacional como enmoneda extranjera. 2.4. Supervisar y autorizar compras de otros proveedores como son: uniformes, papelería, mantenimiento del equipo de transporte, telecomunicaciones, subcontratistas, etc. 2. Ventas. 3.5. Elaborar cotizaciones a clientes, enviarlas y dar seguimiento, enviar información complementaria (Folletos, Fichas técnicas, Certificados, Catálogos) 3.6. Recibir ordenes de compray elaborar facturas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera 3.7. Generar y llevar un control de las cuentas por cobrar 3.8. Llevar el calendario de entrega e instalación de los equipos y supervisar se cuente con el acta de entrega con los números de serie a instalar para que se proceda a la cancelación de la fianza. 3.9. Cotizar y contratar transportes especiales para elequipo vendido o equipo de demostración. 3. Tesorería. 4.10. Autorizar y controlar los fondos de caja chica 4.11. Autorizar los viáticos y vales de gasolina del personal. 4.12. Manejar la banca Electrónica para realizar el pago a proveedores nacionales e internacionales, Impuestos Federales y estatales, dispersión de Nomina, así como pago al Agente Aduanal e impuestos porimportación. 4.13. Revisar y controlar el consumo de casetas a través de la tarjeta IAVE así como de imprimir mensualmente las facturas. 4.14. Revisar los cargos de la Tarjeta de Crédito American Express. 4.15. Controlar el presupuesto de gastos vs. la autorización de erogaciones semanales y acumuladas del mes. 4.16. Controlar el flujo de efectivo y conciliaciones bancarias4.17. Aperturar nuevas cuentas bancarias, solicitar créditos bancarios, negociar incremento en las líneas de capital de trabajo. 4.18. Establecer todos los procedimientos necesarios para garantizar el control y seguridad, a nivel gerencial, de los ingresos y egresos, inventarios, documentos por cobrar y el activo fijo, así como ejercer personalmente las medidas de vigilancia sobre losdepartamentos, fundamentalmente desde un punto de vista de protección de activos y observancia de los procedimientos implantados. 4. Recursos Humanos.- 5.19. Reclutar al personal que soliciten los directivos o las diferentes áreas de la organización. 5.20. Realizar el proceso de entrevistas y selección del personal presentando 2 candidatos al Director adjunto responsable de las contratacionesdel personal 5.21. Integrar los expedientes del personal conteniendo la siguiente documentación: a. Curriculum o solicitud de empleo. b. Acta de Nacimiento. c. Identificación oficial (IFE, Pasaporte, Licencia de conducir). d. Comprobante de domicilio. e. Carta de Antecedentes no penales f. 2 Cartas de recomendación g. Firma de contrato laboral. h. Firma Carta renuncia. i....