Diagnóstico De Área De Cuentas Por Pagar Y Propuestas De Mejoramiento

Diagnóstico de área de Cuentas Por Pagar Empresa “XXXXX” y propuestas de mejoramiento

Objetivo: Identificar los principales problemas funcionales, operativos y organizacionales del área de Cuentas por Pagar de empresa “XXXXX” y proponer acciones de solución por medio de análisis FODA (Debilidades y Fortalezas; Amenazas y Oportunidades)
Análisis de Características Internas-------------------------------------------------
Fortalezas:
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Muy alto nivel de compromiso del equipo de trabajo en cuanto a la responsabilidad de los registros contables que hay que hacer y sus respectivos pagos.
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Alto conocimiento por parte del área de AP Latin sobre la empresa, sus características yprocedimientos.

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Debilidades (ordenadas por relevancia de mayor a menor)
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Ausencia de ERP contable (PeopleSoft) que cuente con módulos por área (AP y AR) y con interface con banca electrónica.
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Alta rotación del área, lo que ocasiona tener que superarconstantemente curva de aprendizaje.
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Falta de depuración de las cuentas de balance de Prepayments; Proveedores y Bancos.
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Ausencia de conciliaciones bancarias veraces y auditables de las cuentas bancarias de México desde por lo menos 4 meses.
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Altovolumen de pagos “urgentes” tanto para México como Latin ocasionados por incorrecta o mala negociación por parte de las áreas comerciales y directivas.
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No hubo adecuada transición en la entrega de actividades y funciones y capacitación para el área de AP Latin; se ha aprendido sobre la marcha acerca de especificaciones en cuanto a pagos deproveedores, pagos de impuestos, nóminas, etc.
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Alto estrés para el área de AP por el gran volumen de registros y pagos que hay que hacer; además de tener que cumplir con los análisis de variaciones de P&L: se origina “cuello de botella” en los días de cierre mensual.
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El flujo de efectivo no cumplecon la certeza y calidad que la compañía requiere debido a los pagos “urgentes” solicitado por las áreas comerciales y directivas debidos a mala negociación.
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Desfase de horario de atención entre México y países de Latin.
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Considerable volumen de errores por parte de los centros en cuanto a lacodificación de comprobantes subidos en RAM y en cuanto a la calidad de la descripción de los servicios que se están facturando.
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Resistencia al cambio tanto por parte de los centros como del área en general de contabilidad.
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Errores en la base de Proveedores en RAM.-------------------------------------------------
Desconocimiento por parte de AP de promociones de Marketing que afectan el P&L por su aplicación.

Determinación de alternativas de solución para enfrentar las actuales debilidades internas:
Acciones Críticas:
* Proponer un aprobador local para pagos en LATIN México.
* Realizar la depuración de las cuentas de balance de Bancos y Proveedores de manera coordinadacon el equipo de AP México y empresa de Outsourcing.
* Realizar la depuración de la cuenta de balance de Prepayment.
* Creación de los periodos contables lo más antes posible; para evitar sobrecarga de trabajo en cierres mensuales y falta de aplicación de registros contables.
* Hacer revisión de “pre-cierre” para validar los registros contables y pagos de servicios recurrentes a...