Diagnostco empresarial

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) Introducción

En el artículo anterior, hablamos sobre la evaluación de la eficiencia de compras, pues bien; para llegar a esta situación debemos haber preparado informes del área o de cualquier otra área de la empresa de tal forma de poder tomar las acciones correspondientes.

Podemos preparar informes muy extensos o pequeños, el tiempo, que abarcará, es decir; semanalmente, quincenalmentemensualmente, etc.; en fin una serie de posibilidades distintas para poder explicar a los superiores de nuestra situación.

Aquí analizaremos del porqué y para qué informamos.

II) Desarrollo del tema

Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una organización, como compras está muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas lasformas de comunicación incluyendo el informe.

Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentación, que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisión.

El propósito de los informes es de:

1. Comunicar Información.
2. Ayudar a la Evaluación.
3. Ayudar alAutoanálisis (en nuestro caso a Compras).

1.- Información

Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona información para tomar una decisión o juzgar una actividad. Esta información debe estar considerada con los factores significativos.

En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones, motivos y planes de este departamento.

Se explican las dificultadesexistentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos.

2.- Evaluación

Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento.

Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribución del departamento de compras en lasutilidades y a las diferentes metas de la organización, logrando el reconocimiento respectivo.

3.- Autoanálisis

Para conseguir este propósito, compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento.

Normalmenteel plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación, proporcionan los informes básicos respecto a la actividad.

Existen algunos Principios de la Preparación de Informes, que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntosimportantes.

A) Dirigido a una Persona Específica, teniendo en cuenta las motivaciones, necesidades y limitaciones del tiempo.

B) Ser Objetivo, mencionando los hechos y conclusiones; si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad.

C) Específico, mencionar los hechos importantes, destacando lo esencial.

D) Ahorrar el tiempo al lector, se debe dar forma alinforme, para lo cual si contiene un resumen y conclusiones, el ejecutivo lo leerá rápidamente, llegando a los temas importantes.

E) Interpretación de Datos, será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas, es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores.

F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias.

G) No excederse, sólo dar los informes necesarios,deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito.

Tipos de informes

Tenemos los Orales y Escritos, cuando se trate de un informe de importancia se pondrá por escrito y tendrá que ser parte de los registros del departamento. Pero gran parte de nuestra actividad diaria se realiza a través de informes verbales; tenemos que indicar que...
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