Diagnostico Icfes


INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACION DE LA EDUCACIÓN
ICFES



ESTADO ACTUAL DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA
SUBDIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES




Diagnostico y Estado actual del Archivo Documental




Elaborado por:
LEONARDO BONILLA CARVAJAL
Técnico Gestión Documental

BOGOTA, D.C.
Marzo de 2015






TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION 3

2. OBJETIVOS 4

2.1OBJETIVO GENERAL 4

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 4

3 ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO DOCUMENTAL 5

4 IMÁGENES DEL ARCHIVO DE GESTION 6

5 RECOMENDACIONES 7



1.INTRODUCCION

El manejo de la información requiere de un tratamiento adecuado para facilitar el buen uso, tramite y demás funciones inherentes como consecuencia del quehacer diario del aérea de Subdirección deAbastecimientos y Servicios Generales del Instituto Colombiano para el Fomento de la educación Superior ICFES. Documentos que llegan a poseer valor primario o secundario dependiendo del carácter que los identifique; Legal, Fiscal, Administrativo, Jurídico y Técnico Científico, según los dos principios que rigen al Archivo, Originalidad y Procedencia.
Información que se encuentra registrada en documentosfísicos y que debe ser custodiada, preservada y organizada como lo determina la ley General del Archivo de la Nación para las entidades que cumplan funciones Públicas; Ley 594 del 2000, Acuerdo 039 del 2002 y 042 del 2002.
El Archivo Documental está integrado por todo el acervo documental de cada una de las Series y Subseries que conforman las TRD de la Subdirección de Abastecimientos y ServiciosGenerales según el organigrama Institucional.
Organizado en su mayoría en carpetas 2 solapas y en cajas X200 existen documentos del año 2011 hasta el 2015,











3
2. OBJETIVOS



2.1 OBJETIVO GENERAL

Realizar un estudio Diagnostico y Recomendaciones para implementar un Plan de Mejora sobre el Estado Actual del Archivo Documental de la Subdirección Abastecimientos y Servicios Generales.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

* Dar a conocer el Estado Actual del Archivo de Gestión y Fondo Acumulado de la Subdirección de Abastecimientos y Servicios Generales.

* Enfatizar en la Importancia de la conservación, preservación y Custodia de los archivos según lo establece la ley 594 del 2000.

* Entregar inventario en cantidad y años que compone a cada una de las vigencias de los documentosque hacen parte del archivo de Gestión de la Subdirección y realizar las transferencias de los años 2011, 2012 y 2013 cuyos expedientes ya se encuentran liquidados (con Acta de Liquidación), terminados o cerrados.central, Transferencias 2010 y 2012, archivo Histórico y Fondo Acumulado).
* Sugerir Recomendaciones de mejora para dar continuidad al proceso de Gestión Documental y Aplicación delProceso Archivístico en cada una de las fases de Archivo.
* Recordar la importancia de contar con los recursos físicos y humanos; como Infraestructura, área Específica para Archivo Documental y estantería para ubicación de los mismos, Personal de Apoyo con conocimientos en Análisis, valoración documental y manejo de archivos.

3. ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO DOCUMENTAL
Actualmente el Archivo Central o másconocido como Archivo Documental, es una agrupación de archivos de la gran mayoría de áreas que integran el organigrama institucional y de oficinas o subsecciones dependientes a estas; aquellas que generan más flujo documental.
Ubicado en las Nuevas Instalaciones del Hospital, específicamente en las próximas oficinas Administrativas, ocupando (3) cuartos los más amplios que existen. Estosdocumentos están archivados en cajas X200 iniciando en la caja Nº 1 con el año 1997 y terminando en la caja Nº 431 con el año 2006. Información que cuenta con todo el proceso archivístico como lo es; valoración según carácter que lo integra, clasificación en series o por asuntos y por años, depuración y eliminación de duplicidad, eliminación de material que deteriora el documento como ganchos, clips,...