Diagrama de procesos administrativos

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA, LEGAL Y PRODUCTIVA
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR

1. PROPÓSITO: Establecer los lineamientos para el manejo y legalización de la caja menor.
2. ALCANCE: El procedimiento inicia cuando cualquier persona que labore en la empresa, solicite la compra de un bien o servicio justificado y finaliza cuando el auxiliar de cartera entrega los recibos de caja alauxiliar contable.
3. RESPONSABLES: Gerente, Tesorero, Recepcionista.
4. DEFINICIONES: No aplica.
5. REGISTROS:
• Recibos de caja.
• Solicitud de reembolso de caja menor.

No. DEPARTAMENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Nota 1 Nota 1 Solicita y cuantifica el bien o servicio que requiere a la recepcionista.
2 Recepción Recepcionista Verifica si el concepto pertenece a un desembolso de caja menor(véase Nota 2), entrega el dinero y elabora el respectivo recibo de caja.
3 Nota 1 Nota 1 Entrega el soporte de la compra del bien o servicio al recepcionista (véase Nota 3).
4 Recepción Recepcionista Registra la salida de dinero de la caja menor diligenciando la solicitud de reembolso de caja menor (véase formato solicitud de reembolso de caja menor).
5 Recepción Recepcionista Entrega lasolicitud de reembolso de caja menor al gerente con los recibos de caja anexos, cuando los depósitos de la caja menor hayan llegado a su tope mínimo (véase Nota 4).
6 Gerencia Gerente Revisa la solicitud de reembolso de la caja menor, da visto bueno, autoriza el reembolso correspondiente y devuelve los documentos a la recepcionista.
7 Recepción Recepcionista Entrega dichos documentos al tesorero ysolicita el reembolso de la caja menor.
8 Tesorería Tesorero Entrega el valor del reembolso al recepcionista y le pide que firme el comprobante del reembolso.
9 Recepción Recepcionista Entrega la solicitud de reembolso de caja menor con los recibos de caja anexos al auxiliar de contabilidad.

NOTA 1: Cualquier persona que labore en la empresa, que requiera de un bien o servicio justificado.NOTA 2: Los dineros de caja menor se utilizarán para los siguientes conceptos:
• Fotocopias
• Gastos de cafetería y aseo
• Útiles y papelería
• Gastos de alimentación que sean indispensables
• Auxilio de combustible para vehículos del jefe de producción y el gerente
• Transporte urbano
• Gastos notariales
• Mensajería
• Formas continuas preimpresas (formularios de impuestos)
•Información comercial (certificados de libertad o de cámara de comercio).
• Publicaciones.
• Copias de escrituras públicas.
• Mantenimiento de muebles y enceres.
• Mantenimiento de equipos de oficina.

Por vía de excepción se podrá utilizar el dinero de la caja menor para conceptos diferentes con previa autorización del gerente.
NOTA 3: El soporte de la compra solo se exige en los casos en que sepueda obtener una factura por la compra realizada; sin embargo para las compras que no tenga su respectivo soporte, el concepto debe quedar claramente estipulado en los recibos de caja (ver Anexo 1).
NOTA 4: La caja menor se legalizará cuando se haya utilizado el 80% del monto de ésta y/o el día 25 de cada mes.
ANEXO 1: Para la legalización de la caja menor se deben tener en cuenta lossiguientes aspectos:
• Todos los recibos de caja deben contener como mínimo el nombre del establecimiento o de la persona a la cual se le hizo el pago, número de identificación (Nit. ó cédula de ciudadanía), el concepto y el valor.
• Debe ir la firma del recepcionista para ordenar el gasto en el comprobante de Caja Menor.
• Diligenciar y firmar el formato de solicitud de reembolso de caja menor.
•Los soportes de compra deben ser originales, poseer membrete y el proveedor debe estar sometido a alguno de los regímenes tributarios (común o simplificado).
• No se aceptan soportes y facturas con enmendaduras o alteraciones.
• Todos los recibos deben ser numerados y deben poseer el sello de CANCELADO.
• El valor de la solicitud de reembolso debe corresponder con los soportes adjuntos.
•...