Difusion De La Informacion

DIFUSION DE LA INFORMACION
Tomar la decisión de administrar sus documentos no es un secreto; por el contrario, cuanto más abiertos sean los proceso, mejor preparado estará el personal para elcambio. Desde las primeras etapas, la transparencia es rigurosa.
Una de las primeras etapas y más propicias para la comunicación es, ciertamente, el inventario. Se reúne a todas las personas y se lespregunta acerca de los documentos; la ocasión para dar explicaciones e información sobre las ventajas del manejo de documentos. De este primer contacto puede depender el que se establezca una visiónpositiva por parte del personal.
Tan pronto como se le otorgue carácter oficial a un documento, se recomienda ampliamente distribuirlo a todos los miembros del personal. En principio, el primerdocumento que debe entregarse es la política de manejo de documentos, después el plan de clasificación y el calendario de conservación, acompañados de todos los procedimientos de manejo de documentos.Así, durante la fase de implantación, el personal ya ha entrado en contacto con los nuevos métodos de trabajo.
CIRCULACION DE INFORMACION
La circulación de la información consiste en poner adisposición de los usuarios los documentos o expedientes cuya conservación somos responsables, manteniendo un control sobre entrada, salida y control del mismo.
Los índices sirven como indicadores para sabera qué lugar dirigirse, y consultar o solicitar el préstamo de un documento o de un expediente. Uno de los objetivos del manejo de documentos es eliminar lo más posible la duplicación, por lo cual elpréstamo y la consulta se convierten en actividades cotidianas.
PRESTAMO
Préstamo de los documentos activos.- Existen muchos métodos para controlar el préstamo de documentos o de expedientes. Esobvio que el hecho de prestar un documento o un expediente debe ir acompañado de cierto procedimiento los riesgos de perder los documentos siempre están presentes y la mejor manera de evitarlos es...