Dirigir reuniones

DIRIGIR REUNIONES
Dirigir una reunión es difícil.
¿Qué hacer si una reunión no surgió como se esperaba?
Distribuir el programa o la agenda con anterioridad
Asegurarse de comunicar los objetivos claramente al comienzo de la reunión
Establecer reglas básicas y roles para los participantes
Al final mencionar las tareas que requieran seguimiento
Después de la reunión crear un plan de acción ycomunicarlo a los participantes
Si es necesario programar una reunión de seguimiento

¿QUE ES UNA REUNIÓN?
Una reunión consiste en personas que se juntan a hacer negocios
Las personas que utilizan las reuniones de manera eficaz son los menos, los iluminados. El saber cuándo reunirse y cómo reunirse puede hacer que las reuniones sean eficientes, eficaces y probablemente también divertidas,impidiendo que se pierda tiempo, dinero y salud mental.
¿QUE QUIERE LOGRAR?
Hay varios tipos básicos de reuniones, y cada uno de ellos logra un propósito diferente.

En una reunión de solución de problemas, los participantes primero definen un desafío –como la expansión inesperadamente rápida de la empresa o la disminución de la calidad del producto– y luego se sugieren formas de abordarlo. Losparticipantes en este tipo de reuniones deben ser capaces de reconocer el problema y tener la energía y experiencia para corregirlo.

En una reunión para toma de decisiones, el grupo selecciona una solución para poner en práctica. Para tener éxito, el grupo debe estar de acuerdo sobre el proceso de toma de la decisión: ¿se tomarán las decisiones por consenso, por mayoría de votos o sólo algunosindividuos tienen el poder de decidir?

Otros tipos de reuniones se hacen con el propósito de comunicar, reportar y dar feedback.

Una reunión de revisión de estado de un proyecto está diseñada para mantener a todos en el equipo al tanto de los acontecimientos más recientes.
Lo que usted quiere lograr determina qué tipo de reunión se debe celebrar

Cuándo convocar a una reuniónComillasNo tiene sentido decir que no hay tiempo suficiente para estar bien informado. El tiempo dedicado a pensar es el que permite ahorrar más tiempo.Comillas
–Norman Cousins

Obviamente, las reuniones pueden ser celebradas con más de un propósito. Las reuniones del personal, por ejemplo, a menudo sirven tanto para proporcionar información actualizada como para resolver problemas específicos. Yasea que tenga uno o varios propósitos, es el propósito el que determina cuándo convocar a una reunión.

En general, convoque a una reunión cuando usted:
•Necesita a todo el grupo para entregar información o consejo
•Quiere que su equipo participe en la toma de una decisión o en resolver algún problema
•Quiere compartir información, un éxito o una preocupación con todo el grupo o concientizar algrupo de una situación en particular
•Tiene un problema que necesita de las opiniones de los miembros de diferentes grupos con diferentes perspectivas o agendas
•Encuentra que debe aclararse la responsabilidad de un problema, asunto o área.
•Descubre que el grupo siente la necesidad de reunirse
Cuándo no convocar a una reunión

Es mejor no celebrar o convocar a una reunión si:
•El tema esun asunto personal que se maneja mejor uno-a-uno
•No hay tiempo para prepararla
•Otro método de comunicación funcionaría igual o mejor, por ejemplo, un memo, un correo electrónico o una llamada telefónica
•El problema ha sido resuelto
•El tema no es tan importante como para utilizar el tiempo de todos
•El grupo está molesto y necesita tiempo antes de poder discutir sobre la fuente delconflicto o frustración

Reunirse... o no reunirse

El primer paso para dirigir una reunión exitosa es saber si hay que convocarla o no.

Reunirse... o no reunirse

El primer paso para dirigir una reunión exitosa es saber si hay que convocarla o no.

DEBERIA UD.CONVOCAR UNA REUNION SI:
Convocar a una reunión
No convovar a una reunión
Necesita que sus empleados le den información para...