Como dirigir una reunion

Como dirigir una Reunión o Junta

Una buena junta debe tener tres elementos:
1. Durar menos de una hora
2. Tener un objetivo específico
3. Concluir con decisiones adecuadas y planes concretos.La manera en que una persona se conduce en una junta revela mucho de su personalidad, sensibilidad, habilidades de comunicación e inteligencia.

Realización de Juntas Efectivas

1. Propósito delas juntas.
• Comunicar
• Resolver problemas
• Planear y delegar responsabilidades
• Dar seguimiento a diversos asuntos

2. ¿Cómo lograr una junta eficaz?
• Selección de un lugar dónde nointerrumpan
• Determinar la hora y el día apropiado
• Establecer metas para la reunión, preparación de la agenda
• Avisar a los participantes con anticipación
• Distribuir con anticipación losdocumentos de importancia que se van a utilizar para que los participantes los revisen con antelación
• Comenzar y terminar puntualmente
• Evitar apartarse de la agenda, determinar quién vigilará el tiempoy el estricto cumplimiento de la agenda
• Allegarse los materiales necesarios que se utilizarán

3. ¿Cómo establecer los objetivos y la agenda de la reunión?
• Usar el formato convencional yanotar asistentes, objetivos, planes de acción/delegación/seguimiento
• Asignar periodos específicos para cada tema
• Evaluación de la reunión y recapitulación de tareas y responsabilidades de cadaparticipante

4. ¿Cómo dirigir la junta?
• Comunicación.- Quien dirige la junta deberá señalar con precisión a los participantes cuándo atender y cuándo participar
• Resolución de problemas.-Identificar problemas y soluciones, crear planes de acción/delegación/seguimiento
• Delegación.- Quien dirige la junta deberá delegar las tareas a las personas más aptas, cuidando que la gente no sesobrecargue de trabajo
• Seguimiento.- Quien dirige la junta deberá revisar las tareas delegadas y anotar cuándo se harán los seguimientos

Cuando usted Dirige la Junta

o Asegúrese de que estén...