diseño y manejo de formas en las organizaciones

DISEÑO Y MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES
INTRODUCION
Toda oficina, genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información, por ello el diseño de formas de los archivos en papel o electrónicos es la clave para lograr la homogenización y la racionalización de la información. De otro modo habría duplicidad de trabajo, retraso de actividades o altos gastosadministrativos y materiales.
Estas herramientas nos permiten conocer en la empresa el lugar donde se encuentran ciertos formatos o documentos para su utilización con tener la sola información de la fecha de creación y los índices de cada documento.
Prácticamente, el diseño y utilización de estas formas, nos permitirán tener fluidez y precisión para hacerle frente a todos los asuntos relacionados con eldesarrollo de proyectos, procesos, funciones y operación de sistemas y l definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicio o venta de productos eficaces.
CONCEPTO DE DOCUMENTO
Un documento es una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción grafica o plasmado en un formato electrónico, por lo general contiene información fija y espacio parainformación variable. En el momento que un formulario se completa, se convierte en un documento.
OBJETO
Permite que la transmisión de datos e información organizacional sea más sencillo y rápido, así como funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos físicos o electrónicos. Además cumplen con la finalidad de constituirse comouna fuente de consulta para efectos administrativos, así como legales.
ANALISIS
Se revisa las condiciones materiales del contenido de un formulario; se deben considerar los siguientes aspectos:
Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.
Duplicación de formas para un mismo fi n.
Exceso de formulariosde poco uso.
Formularios con un número de copias innecesario.
• Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creados.
• Formularios para trámites en los que no son necesarios, o sin la forma y contenido requeridos.

A. FUENTES DE INFORMACIÓN

Por lo general, los formularios que emplea una organización suelen ser diversos. Entre los más comunes se pueden mencionar:
•De su uso interno.
• Diseñadas para la presentación de resultados.
• Producto de un consultor externo.
• De uso comercial común.
• Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones.
• Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo.
• Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional.

B. Requerimientos para su uso
La existencia en mayoro menor medida de formularios en una organización obedece a sus necesidades específicas de trabajo, en función de los factores siguientes:

a) Internos
• El instrumento jurídico que las crea.
• Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.
• La desagregación de funciones derivadas de su base legal.
• La determinación de objetivos y programas.
• La definición de procesos.
• Los sistemasque se desarrollan para apoyar los procesos y programas.
• La traducción en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.
• El establecimiento de estrategias de negocio.
• El proceso de toma de decisiones.
b) Externos
• Por cambios en las condiciones del entorno.
• Por decisiones que tiendan a globalizar la entidad.
• Por pactos o convenios nacionales o internacionales.
•En atención a demandas de clientes o proveedores.
DISEÑO
Preparación de un formulario considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuarios y resultados esperados.

A. Elementos funcionales

Identificación
• Logotipo de la organización.
• Título.
• Fecha.
• Número de hoja.
• Nombre de quien...