Diseño y manejo de formas organizacionales

Solo disponible en BuenasTareas
  • Páginas : 9 (2034 palabras )
  • Descarga(s) : 4
  • Publicado : 11 de junio de 2010
Leer documento completo
Vista previa del texto
UNIDAD III.- DISEÑO Y MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Objetivo particular. Que el alumno comprenda la importancia de integrar los medios o formas legales dentro de la organización, buscando la completa comunicación entre las áreas funcionales y el cumplimiento de los procesos y actividades.

1.- CONCEPTO

Son las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente impresos através de un instrumento de reproducción grafica, que por lo general contienen información fija escrita y espacio para información variable.

En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento.

De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo.

2.- OBJETO DE SU UTILIZACIÓN

Las formas representan elvehículo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectos legales y/o de consulta.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Por lo general, las fuentes empleadaspor una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:

• Preparadas para su uso interno; ej.: control para pedidos de papelería.
• Diseñadas para la presentación de resultados; ej.: informe a órganos de gobierno.
• Producto de un consultor externo; ej.: forma para un procedimiento.
• De uso comercial común; ej.: forma para solicitud de empleo.• Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones; ej.: declaraciones de impuestos.
• Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo; ej.: encuesta de alguna cámara o confederación.
• Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional; ej.: formas continúas para captura de información.

REQUERIMIENTOS PARA SU USO

La existencia enmayor o menor medida de formas en una organización obedece a sus necesidades específicas de trabajo, en función de los siguientes factores:

Internos

• El instrumento jurídico que las crea.
• La desagregación de funciones derivadas de su base legal.
• La determinación de objetivos y programas.
• Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones.
• La traducción en procedimientos, ypor ende, en operaciones de las actividades.
• La definición de estrategias.
• El proceso de toma de decisiones.

Externos

• Por cambios en las condiciones del entorno.
• Por decisiones tendientes a la globalización.
• Por pactos o convenios nacionales o internacionales.
• En atención a demandas de clientes, usuarios o proveedores.

3.- DISEÑO

Preparación de una forma considerando suobjeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuario (s) y resultados esperados.

Elementos funcionales

Identificación

• Logotipo de la organización.
• Titulo.
• Fecha.
• Numero de hoja.

En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y número de hoja que sustituye, según eltipo de documento, estudio o proyecto de que se trate.

• Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza.
• Clave de la forma.
• Secuencia de datos (figura 2.1)
• Cuerpo (datos principales).
• Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en cada espacio a llenar y se anexa el instructivo (figura 2.2).

[pic]
Condiciones para su llenado

Manual

Requierede espacios adecuados para lograr que la información que quede suficientemente clara y evite errores de interpretación.

En máquina

El espaciado debe estar en relación directa y adecuado a la escritura de una maquina de escribir, aunque no existía una estandarización de este equipo.

En impresoras de equipo de cómputo

Este tipo de reproducción no debe de representar problemas, ya que...
tracking img