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Archivar los papeles del jefe es una de las tareas más importantes de una secretaria. Además, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido enparte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra persona.Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
2. Guardar de manera ordenada elmaterial reunido.
3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventajadel archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con elsistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

ELEMENTOS UTILIZADOS EN EL ARCHIVO:
Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:
| CARPETAS: Lascarpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas desuspensión). |
| GUÍA: Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar. |
| PESTAÑAS Y SU POSICIÓN: Las pestañas son una partessalientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañaspostizas. |
| GUÍAS FALTAS: Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes. |