Documentación

DOCUMENTACIÒN DE USO

ÍNDICE

Introducción 1
Documentos de Uso 2
Definición de Manual 2
Antecedentes de los Manuales 3
Ventajas 3
Manual de Usuario 4
Objetivos 5
Pasos para el desarrollo del Manual 6
Importancia 7
Contenido 8
Ejemplo delManual de Usuario 10
Manual de Configuración 16
Ejemplo del Manual de Configuración 17
Conclusiones 29
Referencias Bibliografía 30

INTRODUCCIÒN

La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema, que permite apoyar el desempeño de las funciones del personal en lasorganizaciones.

Es necesario proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operarios sobre como hacerlo funcionar de manera correcta con el mínimo nivel de errores.

Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica deun programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.

Es por ello que en las próximas páginas se pretende abarcar el contenido relacionado a la documentación de uso, constituida por los manuales de usuario y los manuales de configuración o de instalación.DOCUMENTACIÓN DE USO

La documentación de uso esta constituida por dos tipos de manuales, como es el Manual de usuario y el manual de configuración o Manual de Instalación, pero es valido considerar ¿Qué es un manual?

Definición de Manual:

Según Continolo G. lo conceptualiza como: “Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en undeterminado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.

Según Terry G.R. “Es un registro de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.

De acuerdo a esta cita se puede decir entonces que un Manual es un instrumento de comunicación, queademás constituye una de las herramientas que sirven de apoyo a la organización para facilitar el desarrollo de las funciones a nivel administrativo y operativo.

Existen muchos tipos de manuales que satisfacen distintos tipos de necesidades, por ello los mismos pueden clasificarse como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades y funciones que deben ser ejecutadas porlos miembros de una organización y además la forma como deben ser realizadas dichas actividades bien sea en conjunto o por separado.

Antecedentes de los Manuales

El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, ya que se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a lossoldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándum, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para el desarrollo de los manuales.

Ventajas delos Manuales

Se considera que los manuales son ventajosos de acuerdo a lo siguiente:

• Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimiento que se desarrollan en una organización
• Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas al respecto a que área deben actuar o a que nivel alcanzan la decisión o...