Documentacion Comercial

INTRODUCCION
Este trabajo inicial tuvo una recopilación muy compleja, sin embargo, hacerlo es de mucho orgullo por que es el reflejo y producto de lo que he aprendido y es el testimonio de todos estos años de estudio y esfuerzo; durante los cuales para mí era de mucha importancia aprender correctamente aplicar las normas de ICONTEC de cómo realizar trabajos escritos y lo importante ynecesario de conocer las diferentes tipos de documentos comerciales como lo son: Memorando, Acta administrativa, Circular Externa, Circular Interna, Sobres Comerciales, Certificados y Constancias; lo importante de conocer el correcto planeamiento y el objetivo de cada una de los diferentes tipos de cartas comerciales, para aplicar correctamente las normas de ICONTEC.

1. CARTAS COMERCIALES

Lascartas que a diario se escriben en el mundo de comercio no se pueden catalogar en un esquema general, depende de la naturaleza del destinatario y de lo que se pretende hacer llegar en el mensaje escrito, de ahí que pueden ser de diferentes tipos.

1.1 CARTAS SOLICITUD DE COTIZACION

1.1.1 Cotización. Valor de los títulos negociables en la bolsa y cuadro que señala el precio de ciertasmercancías.

1.1.2 Cotizar. Asignar precios en el mercado.

1.1.3 Carta de cotización. Según la Correspondencia Comercial moderna, la carta de cotización es aquella que hace una solicitud de información sobre los precios de mercancía, en sí, es una solicitud comercial; cumple por tanto con los siguientes principios generales:

- Brevedad. Es decir ser específico.

- No solicitar informaciónque se puede obtener de un catalogo o folleto.

* Objetivo. Obtener el costo de artículos, mercancías o servicios en general.

* Planeamiento. La carta solicitud de cotización, consta en sí de tres párrafos.

- Apertura. Solicitud especifica, indicación de los artículos, mercancías o servicios de los cuales se solicita el precio.

- Información deseada.

- Agradecimiento y confirmación.1.1.4 Carta de respuesta a cotización. Es la carta en la cual se informa sobre el precio de los artículos, mercancía o servicios solicitados.

* Planeamiento.

- Agradecimiento por consulta

- Identificar con claridad los artículos y su precio correspondiente como también los catálogos, precios.

- Anunciar la disponibilidad para atender los pedidos de dichos artículos como tambiénofrecimientos, demostración.

1.2 CARTAS DE PEDIDO

En ellas se solicita el envió de mercancías o el otorgamiento de servicios. Muchas empresas utilizan para este fin formatos impresos de pedido, siendo mas explicitala solicitud.

1.2.1 Objetivo. Desde haber utilizado las condiciones de la negociación, solicita el despacho de las mercancías o el otorgamiento de los servicios.

1.2.2Planeamiento. Corresponde cuatro párrafos así:

- Párrafo primero. Solicitud directa, expresa el deseo del envió o despacho de las mercancías o del otorgamiento de los servicios, en forma concreta.

- Párrafo segundo. Descripción detallada de los artículos, discriminando nombre, tamaño, color, material, peso, acabado, cada una de estas características deben ser bien especificadas para evitar malasinterpretaciones, demoras en los embarques y posterior correspondencia de aclaración o confirmación.

- Párrafo tercero. Solicitud de atención, concretar las condiciones del pago, envío del cheque si es necesario y solicitar atención.

- Párrafo cuarto. Agradecimiento y despedida cordial.

1.2.3 Carta de repuesta a pedido.

- Objetivo. Agradecer la preferencia, confianza y buena voluntaddemostrada al favorecernos con su pedido.

- Motivar otros pedidos. De estos se desprenden el hecho que toda carta de respuesta debe iniciarse con GRACIAS cualquiera que sea la naturaleza del segundo párrafo.

- Características. Agradecida, cordial, servicial y con estética.

1.2.4 Casos de respuesta a pedido. Existencia agotada. Cuando el vendedor recibe un pedido de artículos que se han...