Documentación comercial en la labor contable

DOCUMENTOS COMERCIALES:


Definición:
Es toda constancia escrita de una transacción mercantil o bien de cierto aspecto de ella, y cumple con ciertos objetivos:
 Certificar las anotaciones de la contabilidad
 Probar un hecho desde el punto de vista legal

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de lasoperaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Utilidad de los documentos comerciales.
-Son una constancia de las operaciones realizadas.
-Constituyen la base del registrocontable de las operaciones realizadas.

Clasificación según su origen:
 Externos
 Internos
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la mismaempresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitirdocumentos comerciales:
-Quienes comercializan cosas muebles.
-Quienes comercializan o prestan servicios.
-Quienes se dedican a la locación de bienes.

Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento.

Clasificación según complejidad:
 Documentos sencillos
 Documentos complejos

DOCUMENTOS SENCILLOS:Vale:
Comprobante donde se hace un adelanto a un empleado las cuales deben firmar un recibo de este, el vale es una promesa futura de pago el cual se hace informalmente.
.
Características del vale:
a) El vale puede ser por dinero o mercaderías.
b) El vale puede emitirse al portador.
c) El vale puede no contener fecha de vencimiento.
d) El vale es una promesa de pago.

22 denoviembre de 1990

Vale por ¢ 590,00 .

(colones quinientos noventa 00/100 )

A FAVOR DE : Mauricio Fuentes Ching .

POR: concepto de adelanto de salario .
Firma720284 U- F. 112

Recibo:
Es el documento o constancia que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero que se recibe en pago de una obligación.

Todo recibo debe contener:
a) Lugar y fecha en que se otorga.
b) Nombre de la persona de quien se recibe.
c) La cantidad de dinero, valores o bienes, escrita en letras y cifras.
d) El concepto por el cual se ha recibidoesa cantidad.
e) La firma del que recibe.



No. 82 22 de noviembre de 1990

RECIBIMOS de: Isabela Murillo Alfaro .
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la suma de: diez mil colones con 00/100 ..
por concepto de: servicios profesionales .
SALDO ANTERIOR. . ¢25 000,00 .
ESTE ABONO . . . ¢10 000,00 .
SALDO ACTUAL . . ¢15 000,00 ....