documentacion de los sistemas

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del poder popular para la defensa
Universidad nacional experimental politécnica de las
Fuerzas Armadas
UNEFA



Documentación de sistemas


Sección “A”
Ing. Sistemas

Documentación de sistemas
La documentación de sistemas es el conjunto de informaciónque nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen. La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos comohacerlo funcionar.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos. La del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.
En la mayoría de los sistemas, la documentación siempre es expresada en un carácter técnico por excelencia,indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción, registrar transacciones, imprimir reportes; dependiendo de la naturaleza del sistema o su función.
También es necesario indicar que muchas veces no se le da el protagonismo que se merece, puesto que en la mayoría de los casos esta documentación es muy escasa o nula, debido a la construcción y modificación de los sistemas de forma acelerada,consecuencias de la dinámica empresarial o quizás el problema se encuentre del lado de los desarrolladores, programadores y administradores del proyecto de sistema, ya que como parte del equipo de dicho proyecto conocen a fondo el sistema y obvian a los futuros operadores y administradores del sistema.


En el registro físico de la documentación de sistemas, generalmente por escrito contiene lossiguientes elementos:
 Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.

 El diseño del sistema de información administrativo.

 Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.

 Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.

 Procedimientos para mantener el sistema de informaciónadministrativo.

 Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un programa de documentación, el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
La documentación de sistemas comprende la estandarización y normalización
Estandarización
En la estandarización lossímbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y para que la documentación se use formas estandarizadas.
Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida,adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarización
 Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.
 Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.
 Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integraciónde sistemas.
 Asegura que el sistema opere correctamente.
 Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
Estándares Básicos de Documentación de los sistemas
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
 Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones...