documentación de la mercancia
Compra de Materiales
La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción. El gerente del departamento de compra es
responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por la compañía que se adquieran al preciomás bajo y se despachen a tiempo.
Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisición
-Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
Orden de compra
Una orden de compra esuna solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin desuministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Preciounitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.
Informe de Recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento derecepción los desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos par tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción. Este formato contiene
- Nombre del proveedor
- Número de orden de compra
- Fecha en que se recibe el pedido,
- Cantidad recibida
- Descripciónde los artículos
- Diferencia con la orden de compra (artículos dañados)
- Firma autorizada
El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al departamento de compra y al departamento de cuentas por paga, las copias también se envían al departamento de contabilidad y al empleado de almacén que inició la requisición de compra, además se adjunta una copia de losmateriales que van al almacén.
Una requisición de compra es un documento que se utiliza para solicitar al departamento de compras o área de la empresa que se encarga de realizar la adquisición de bienes y servicios que las empresas necesitan para realizar sus operaciones.
La diferencia con una orden de compra es que la requisición de compra es un documento de uso interno de la empresa, mientras quela orden de compra es un documento que se envía a los proveedores, es decir es de uso externo.
Los elementos básicos que una requisición de compra son:
No. de Requisición.
Fecha.
Nombre y puesto de la persona que solicita la compra.
Área, Dirección, Departamento a la que pertenece.
Descripción de los artículos solicitados.
Si se han realizado cotizaciones sobre la compra, se deben de...
Regístrate para leer el documento completo.