Documentos Administrativos

INTRODUCCION
Todos, de una forma u otra, nos enfrentamos frecuentemente al lenguaje administrativo. A veces, necesitamos utilizarlo para nuestra profesión o trabajo; a veces, nos vemos obligados a entenderlo como simples usuarios del lenguaje. Y, es entonces cuando nos encontramos frente a un verdadero trabajo de traducción. Tenemos que "traducir" nuestro propio idioma para lograr comprender quése nos comunica, qué se nos pide.
Entre 1960 y 1970, surgió en Estados Unidos un movimiento llamado "Movimiento del Estilo Llano". Sus iniciadores fueron las sociedades de Defensa del Consumidor que sostienen que, para que los miembros de una sociedad sean buenos ciudadanos, deben comprender cuáles son sus derechos y cuáles, sus obligaciones. Si los textos que llegan a sus manos están escritosen un lenguaje rebuscado, poco claro, la comunicación no se produce. ¿Cómo se puede contestar adecuadamente un cuestionario, si no se entiende lo que se pregunta?¿Cómo es posible cumplir una ley cuya redacción es confusa?
Simplificar los documentos públicos, reformularlos, si es necesario, ha sido la consigna desde entonces.
Tal vez, éste sea el camino que tenemos que recorrer. Quien redacta undocumento, un escrito, un formulario tendrá presente que, a través de él lo que se busca es la comunicación, la comprensión.Ésta sólo se logrará si el lenguaje es comprensible.
Desde hace años, determinados documentos siguen una forma de redacción especial, utilizan giros y expresiones de lenguaje pasados de moda, entendibles apenas para un grupo reducido de personas.Pero no se modifican, porquelos adultos tememos ser juzgados por los otros adultos, en lo que al idioma se refiere.
¿Quién es capaz de cambiar, por ejemplo, la estructura de un informe?¿Quién modifica y simplifica un formulario?¿Quién redacta una ley con un lenguaje diferente al que hasta ahora se utilizó para hacerlo?
Nadie. Aunque critiquemos más de una vez el escrito que llega a nuestras manos, proponer una modificaciónen su estructura, nos cuesta demasiado.
Sin embargo, el lenguaje no es algo estático, sino cambiante y muchas de las fórmulas que en otros tiempos se aceptaban, ahora no se toleran.
Redactar un texto destinado a gente desconocida, de la que nada se sabe, causa trabajo. Por otra parte, como casi todo lo que al idioma se refiere, pocas personas de las que manejan lenguaje administrativo hanrecibido instrucción al respecto. La mayoría se limita a copiar las estructuras hechas por otros, trasmitidas de generación en generación que, en muchos casos, son confusas.
Bastaría con que todo aquél que redactara lenguaje administrativo tuviera presente que, lo que se busca a través de éste, es la comprensión.
Hay algunas pautas en cuanto al uso de este tipo de lenguaje que, si bien no aseguran eléxito absoluto, cooperan para lograrlo. Muchas de ellas no son exclusivas de él, pero tenerlas presentes, siempre importa.

OFICIO
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad decomunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
Su finalidad
Informar,
Invitar,
Pedir,
Remitir.
Área de Difusión
El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personasajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

Facultad para Firmar Oficios
Los oficios de circulación externa, son firmadas solamente por la máxime autoridad de la institución o por quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar...