documentos administrativos

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

LA SOLICITUD
Es el mensaje mediante el cual el emisor impetra el otorgamiento de un derecho o pide un servicio al receptor, con motivo de una situación administrativa o personal.
Se emplea la solicitud para: conseguir un préstamo, obtener un crédito, gozar de asignación familiar, disponer de permiso o de vacaciones, solicitar empleo, etc.

Estructura yRedacción.
1) Referencia: Es el resumen breve y completo del asunto que motiva la solicitud.
2) Lugar y Fecha: Se especifica dónde y cuándo se escribe el mensaje.
3) Identificación: Es la suma de datos con que se individualiza en tercera persona el solicitante. Los datos varían según el caso: Nombre completo, nacionalidad, edad, estado civil, cédula de identidad, domicilio, título, cargo,antigüedad, etc. Se escriben sólo aquellos datos que, a juicio del recurrente, son absolutamente necesarios.
4) Tratamiento: Es la enunciación del cargo que desempeña el receptor. El tratamiento escrito enteramente con mayúscula, se incluye en el mismo párrafo de la identificación, el cual finaliza con el verbo “expone” o “expresa”, seguido de dos puntos.
5) Exposición: Es el conjunto de antecedentes oconsiderandos en que se fundamenta la petición. Cada fundamento se encabeza con la conjunción “que” y se escribe en párrafo separado para revelar o enfatizar el antecedente. Los considerandos van separados por punto y coma, dado que, gramaticalmente, son complementos directos oracionales del verbo “expone” o “expresa”.
6) Petición: Luego de los antecedentes, se escribe totalmente conmayúsculas una de estas conjunciones ilativas: POR TANTO, POR CONSIGUIENTE, EN CONSECUENCIA, etc., con el fin de enlazar la exposición con la petición, que es su consecuencia.
7) Una línea más abajo se formula la petición en términos claros y precisos, de manera que el receptor sepa exacta e inmediatamente qué desea el ocurrente. Con frecuencia, lo primero que se lee es la petición. El éxito delmensaje se traduce en la fórmula “Cómo se pide”, escrita en la misma solicitud por el destinatario.
8) Calificación: Con la expresión “ES GRACIA” o “ES JUSTICIA”, el interesado distingue, respectivamente, si se trata de una concesión que depende del espíritu de equidad del receptor, o bien del reconocimiento de un derecho conferido por la legislación.
En caso de duda, es recomendable utilizar lalocución “ES GRACIA”.
9) Firma.
10) Dirección: Comprende el cargo (a veces también el nombre) del destinatario, la repartición o empresa y la localidad.
Cuando el mensaje ocupa varias páginas de todas maneras la dirección se escribe al pie de la primera página con el fin de facilitar la distribución y la atención de la solicitud.

EL MEMORÁNDUM
El vocablo “memorándum” (en latín, cosa que debetenerse en la memoria) denotaba originariamente una anotación breve que servía de ayudamemoria. La R.A.E. define: “Librito o cartera en que se apuntan las cosas que uno tiene que acordarse”.
El término “memorándum”, o corrientemente “memo”, se usa por ampliación semántica para designar la comunicación, por lo general breve, usada internamente en la empresa para pedir o entregar información.Características
Por su carácter funcional, esta comunicación tiene un empleo muy extendido. En primer lugar, identifica rápidamente los tres factores básicos del acto comunicativo: Emisor, receptor y mensaje. En segundo término, puede contener varios tipos de mensaje: orden, instrucción, informe. A veces reemplaza a la carta.

Estructura
1) Encabezamiento. Consta de: membrete, númerode orden, fecha, emisor, receptor y materia del mensaje. Cuando el destinatario tiene cierto grado de autoridad, suele emplearse vocativo por razones sicológicas.
2) Cuerpo. Exposición directa y escueta del asunto que motiva el mensaje.
3) Final. Eventualmente, frase de salutación si el receptor es de nivel superior; firma, nombre y cargo del emisor; los inclusos o anexos se especifican...