Documentos Comerciales

Documentos Comerciales.
Importancia de la documentación.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.
El labor que cumplen los mismos es de mucha importancia, conforme surge de losiguiente:
· En ellos queda debidamente precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, establecen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.
· Constituyen el elemento fundamental para la contabilización de tales operaciones. Las registraciones contables no tienen validez sino están respaldadas por un comprobante.
· Permiten el control de las operaciones efectuadas por el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Así por ejemplo, una Orden de Compra mediante la cual se hace un pedido de mercaderías a un comerciante y el Remito y la Factura de éste, comprobantes con los que el vendedor justifica la entrega de esos bienes y su derecho acobrarlos, son documentos usuales utilizados en las operaciones compraventa, que permiten precisar los derechos y obligaciones de comprador y vendedor, asentar las operaciones en los libros de contabilidad y controlar la ejecución de su trámite y la registración de los asientos pertenientes.
Por lo general los documentos comerciales se enumeran por orden sucesivo con el propósito de facilitar suindividualización, contabilización, control y archivo. Es una esencial medida de organización tendiente a evitar la confusión que puede crearse cuando los documentos comerciales no tienen un número que permita identificarlos.
Clasificación de la documentación comercial.
1. Documentos probatorios:
· Básicos u obligatorios
· Complementarios u optativos
2. Títulos valores:
· Representativos deprestaciones dinerarias: Ordenes de Pago (Cheques, Letras de cambio), y Promesas de Pago (Vale o Pagaré, Conforme)
· Representativos de Mercaderías: Guía de Encomienda, Carta de Porte, y Conocimiento de embarque
Documentos probatorios.
Son los que constituyen una base de prueba de las operaciones comerciales, dependiendo directamente de la operación que los generó. Los documentos probatorios, a suvez, pueden ser documentos básicos u obligatorios, que son resultantes de actuaciones que inciden en el patrimonio del comerciante, realizándole modificaciones ya sea en la calidad del mismo, en la cantidad del patrimonio neto o en la calidad y cantidad. O pueden ser complementarios u optativos, que son los que relatan actuaciones sin valor contable y que generalmente son preparatorios de laoperación propiamente dicha (actos administrativos).
Títulos valores.
Son los documentos necesarios para ejercer el derecho literal u utónomo que en ellos figura. Por lo tanto tienen valor propio y no dependen de la operación que los originó, pueden ser representativos de dinero o de mercaderías.
Requisitos formales de la documentación.
1. En el ángulo superior izquierdo y por su orden:
·Nombre o razón social
· Nombre comercial cuando exista
· Domicilio fiscal (lugar donde será utilizada)
2. En el ángulo superior derecho y por su orden:
· Número de R.U.C (Registro Unico de Contribuyentes)
· Tipo de Comprobante
· Numeración correlativa
3. Inmediatamente debajo de los textos precedentes deberá incluir los siguientes recuadros:
· Si el vendedor retiene el I.V.A.

· Si elcontribuyente vendedor es una pequeña empresa deberá incluir:

4. Sin ubicación predeterminada:
· Fecha de emisión del documento
· Nombre y domicilio del comprador
· Detalle de mercaderías o servicios con identificación de cantidades
· Precio unitario y final
· Impuesto discriminado
Secuencia general de aparición de los documentos probatorios en una operación compra-venta.
a) Documentación...