Documentos contables

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INTRODUCCION

Todas las empresas para tener una buena administración, deben tener registrados todos los movimientos que la afectan, es decir llevar una contabilidad. Para registrar dichos movimientos, debe haber comprobantes internos y externos que soporten toda la información y brinden la confianza suficiente de que un determinado suceso es real.
A continuación describiremos cuales sonaquellos documentos contables extendidos por escrito, necesarios en la actividad mercantil, y los requisitos legales exigidos para hacer uso de ellos y cuales son los documentos no contables, en otras palabras, aquellos que no afectan las operaciones de una empresa o no generan cambios en la contabilidad de la misma.

DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

Los documentos contables son todos loscomprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
La misión que cumplen los documentos contables es de suma importancia porque:
• En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, osea sus derechos y obligaciones.
• Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Los documentos no contables son aquellos que no afectan las operaciones mercantiles de una empresa, estos solo se archivan, y no generancambios en la contabilidad.

COTIZACION



La cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título. Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado alos efectos de considerarlo para la compra o venta. La cotización

constituye una tasación oficial, ya que ocurre de acuerdo con parámetros preestablecidos y, por ende, tiene lugar periódicamente para actualizar el valor de un título o acción.

PEDIDO




Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial noobliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.


REMISION




Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y membretado, según la necesidadde la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con tres copias,
una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra esentregada al cliente junto con las mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme.


Los requisitos son los siguientes:
1. Membrete o razón social de la casa vendedora
2. Numeración correlativa
3. Lugar y fecha
4. Nombre o razón social de comprador
5. Dirección del cliente
6. Detalle de los artículos
7. Cantidad(indicando si son docenas, cientos, etc.)
8. Precio unitario y total
9. Firma del vendedor
10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.
La importancia de este documento radica en que con este se materializa el derecho del vendedor y la obligación del comprador, y se justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante....
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