DOCUMENTOS CONTABLES

DOCUMENTOS CONTABLES
A medida que las operaciones mercantiles se iban haciendo más complejas, los acuerdos verbales fueron cayendo en el olvido. A estos los sustituyeron una serie de documentos mediante los cuales se constataba que una determinada operación mercantil se había llevado a cabo de manera satisfactoria. Los documentos mercantiles, como así se les conoce, forman parte de lacontabilidad de toda empresa y su importancia ha llegado a tal extremo que se ha tenido que legislar sobre ellos.
Características de los documentos comerciales
Generales
Nombre del documento
Lugar y fecha de emisión.
Numero de orden.
Nombre de las personas o empresas que intervienen en el negocio.
Cantidades escritas en números y letras.
Concepto de la transacción con todos los detalles.
Firmas de laspersonas autorizadas.
Particulares
Nombre del documento.
Tamaño del documento.
Rayado de acuerdo al tipo de documento.
Normas en la preparación de documentos comerciales
Escritura: escribir todo el documento con el mismo tipo de letra o caligrafía.
Claridad de la escritura: es necesario utilizar una escritura que permita entender claramente lo que se indica sin dejar lugar a duda.
Numeración: ciertotipo de documentos debe numerarse en forma consecutiva, esto corre a cargo de la imprenta, para evitar la duplicación o adulteración
Espacios en blanco: cuando un formato es demasiado grande suelen quedar líneas desocupadas, llene estos espacios con una línea para evitar la alteración de documento.
Copias: prepare los documentos comerciales con copias de acuerdo a las necesidades de la empresa, parafacilitar el trámite de las operaciones internas

Documentos contables negociables
Son aquellos documentos que vienen a completar la actividad comercial. Estos documentos tienen el mismo valor que el dinero y, por tanto, se puede operar con ellos es decir pagar o se respaldar una deuda.
Ejemplos:
1. La letra de cambio
Es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural ojurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectúe el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

2. El pagaré.
Es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.
Elpagaré se diferencia de la letra de cambio por:
Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.
No pueden ser girado a la vista sino: a días o meses fecha y fecha fija.

3. El cheque
Es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en sunombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.
4. Bonos
Se trata de una obligación financiera que responde a una promesa de pago que se realizará en el futuro y para la cual se presenta un documento en un papel donde se deja plasmado el monto, la cantidad de tiempo de la que dispone el deudor para poder devolver el préstamo y de qué forma será dichadevolución.
5. Acciones

Títulos de crédito en las llamadas sociedades de capital, representativos de una parte de éste, y que confieren a sus tenedores los derechos correspondientes a su calidad de socios

6. Las cédulas hipotecarias
Son títulos emitidos por entidades financieras que pagan un interés fijo y que tienen como garantía bienes inmuebles.

7. Pólizas
Una póliza es la denominación que recibeaquel documento en el cual se plasma el contrato de seguro, por un lado y por el otro, las obligaciones y derechos que corresponderán tanto a la aseguradora como al asegurado, que son las dos partes intervinientes en este tipo de contrato.

En el documento se describirán las personas, objetos o instrumentos que se vean sujetos a aseguración y se establecerán las indemnizaciones y garantías en...