documentos de archivo

DOCUMENTO
El documento es un medio de comunicación por lo tanto, lleva información contenida en datos. En informática, la información es el conjunto total de datos que guarda una computadora en su memoria.
Dato: es cada unidad semántica de un mensaje. Por ejemplo: datos son las fechas, nombres sustantivos. Verbos, etc.
Normalmente los datos que los computadores manejan están organizados enagrupamientos lógicos, para que los procesos sean efectivos y los resultados obtenidos sean otiles.
La entidad lógica más pequeña es el Campo que consiste en un grupo de caracteres tratados como una sola unidad. Ejemplo: el campo nombre. El campo dirección etc.
Por lo regular los campos son agrupados para formar un Registro. Un registro, es entonces, una colección de campos unidos o grupos dedatos, que son tratados como una sola unidad. Los registros son agrupados para formar un Archivo. Un Archivo es un conjunto de registros relacionados que son tratados como unidad.
CONCEPTO
Documento:
Es todo aquello que contiene información, independientemente de su soporte físico y que abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano.
Documento es todo aquel objeto utilizado por losseres humanos para fijar una información y que actúa como la memoria de actos, acciones, pensamientos, creaciones e imágenes.
El termino documento es patrimonio de muchas ciencias. Cada una de ellas acentuad un matiz o una característica de su concepto que nos sirva para entender mejor su significado.
Etimológicamente, la palabra documento está relacionada con el verbo docere, en latín viene asignificar pequeña enseñanza.
- “es el registro de información recibida o producida por un apersona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación. “
También es posible definir el documento de archivo como un soporte que contiene información realizada por laentidad que lo produce, en cumplimiento de las funciones que le corresponde desempeñar. Su producción responde a los objetivos o las actividades propias de la entidad que le dan origen.


DOCUMENTO DE ARCHIVO
Los documentos de archivo son el insumo o materia prima de los archivos en cualquier institución, ya que conforman lo que denomina patrimonio documental comúnmente la memoria institucional.Por lo tanto, su importancia radica en su conservación, ya sea con fines testimoniales o meramente informativos de la actividad cumplida. Sin embargo, debido al incontrolable y desmesurado crecimiento de los documentos producidos por las organizaciones, se hace necesario establecer todo un programa de depuración (eliminación) con el objeto de que los archivos solo conserven lo realmente importante,evitando el almacenamiento de información irrelevante.
La depuración de los archivos implica, por tanto un conocimiento claro de la importancia de la información que contienen los documentos. Además, incluye procesos técnicos de registro, evaluación y selección documental, a fin de determinar la valoración de los documentos frente a la actividad que le origino. La valoración del documentoimplica decidir sobre su conservación o su destino final y conocer de antemano la clase de documentos que se está analizando.
Desde esta perspectiva y con miras a la depuración de los archivos se hace necesario establecer valores inmediatos o futuros, ya sea como apoyo a las actividades de carácter administrativo de la entidad o como soporte para la investigación retrospectiva en el futuro.
ELEMENTOSDE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
Soporte: hace relación a la parte material o fiscal (papel, cinta, disco)
Técnica: medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.
Contenido o asunto: mensaje o información que transmite el documento.
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Tres elementos distinguen o particularizan los documentos de archivo:
Carácter seriado:
Es el...