documentos internos


Los documentos internos son aquéllos que usted imprime para su propio departamento de contabilidad o para otros departamentos. Se puede imprimir un documento interno simple (como por ejemplo uno que usted generalmente visualiza y/o cambia) o muchos documentos internos. Usted querrá imprimir documentos internos individuales, por ejemplo, si se ha realizado algún traslado (como los realizadosdurante el cierre). La opción de impresión de documentos múltiples es útil cuando se quiere imprimir un determinado número de documentos internos (usted determina qué documentos se imprimen limitando la ejecución de impresión con criterios de selección).La palabra documento viene del latín docum, que a su vez viene del verbo docere que significa enseñar. Documento significa cualquier enseñanzasobre algo. Podría ser cualquier libro, una pintura rupestre, una tablilla. La Real Academia de la Lengua lo define como instrucción que se le da a uno en cualquier materia. Hay documentos que son Imagenfuentes de información de las actividades o funcionamiento de una institución o de las relaciones humanas, tanto a nivel individual o genérico, de carácter jurídico, político, económico con valoradministrativo, como puede ser, por ejemplo un documento notarial. Estas relaciones reflejan el funcionamiento o la vida día a día de la administración o de la sociedad. Este último tipo de documento es lo que denominamos documento de archivo. Según Núñez Contreras, un documento de archivo es “la representación o reflejo escrito de las relaciones políticas, jurídicas, sociales o administrativasestablecidas entre los hombres tanto a nivel particular como a nivel oficial”. Estos documentos son considerados fuentes documentales, por lo que lo esencial de ellos es su naturaleza instrumental para el derecho, para la administación y para la gestión.

Características del documento de archivo:
* Su carácter orgánico, constituye un conjunto, puesto que no son generados en el ejercicio de unamisma instituciónImagen, de modo que el documento a solas no tendría valor en cuanto reflejan el funcionamiento de una institución.

* Carácter seriado, foman series son documentos semejantes

* Génesis, se produce en un proceso natural fruto del funcionamiento día a día de la institución

* Carácter exclusivo o único, cada documento aunque forma parte de un todo, es único, nunca se repite* Función administrativa, se generan para la gestión.

La definición de Manuel Romero de documento de archivo es la de “aquel documento que contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato o fecha y por cualquier medio o lenguaje que ha sido expedido en el ejercicio de sus funciones legales o administrativas o transacciones de negocios para una institución o persona que loconserva para testimonio, prueba o continuidad de la gestión”

Los caracteres del documento se pueden dividir en:

CARACTERES EXTERNOS

* Material o soporte, en el que se transmite el mensaje. No es lo mismo el papel que el pergamino

* Clase, viene determinada por el procedimiento o medio empleado para fijar el contenido y transmitir la información. Según el medio que se utilice nos permitedividir a los documentos en: textuales o escritos (manuscritos, mecanografiados, impresos), analógicos, documetnos gráficos o figurativos, documentos en imágenes, documentos sonoros, documentos audiovisuales, documentos electrónicos o audiovisuales.

* Tipología, son las diferentes disposiciones de los elementos de la información, fórmulas que emplea, cláusulas y fines o funciones del mismo. Latipología depende de la institución que genera la documentación.

* Formato, es el tamaño del documento.

* Tradición documental o forma en la que se presenta el documento, los documentos se producen bajo alguna de estas formas:

* Minuta, borrador preparatorio del documento original. Suele ser breve co notas que recogen los datos esenciales para la redacción del documento. Suele ir sin...