Documentos Mercantiles

DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objetivo es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que se han efectuado dentro de un convenio. Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedansustituirlos y tomen otra forma. Estos documentos se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos.
En conclusión se puede decir que, son todas aquellas constancias que sirven para aprobar larealización de una operación mercantil, lambien llamados negociables, los documentos mercantiles no negociables son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.
Tales como por ejemplo:

Negociables
No Negociables
Letras de Cambio
Recibo
Pagare
FacturaCheque


Clasificación de los documentos:

a) Factura
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestaciónde servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.
Sus características son:
1. Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.
2. Lugar, día, mes y año en el que serealiza la operación.
3. Condiciones de pago.

4. Mencionar los descuentos si los hay
5. Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías.
6.- Firma del comprador.
b) Recibo

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

Sus características son:
1. Lugar, día,mes año en el que se emite el recibo.
2. Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3. Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
4. Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
5. Cantidad en números.
6. Firma de quien emite el recibo.

c) Ticket
Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan conconsumidores o usuarios finales (contribuyentes del RUS) sin embargo en algunas ocasiones los tickets son emitidos por contribuyentes del RER o RE, permitiendo de este modo formar parte del costo o del gasto para efectos tributarios.

d) Boleta de Venta
La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios enoperaciones con consumidores o usuarios finales y en operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado.

e) Orden de Compra
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza eldepartamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido....