Documentos Mercantiles

REQUISICION

Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

Partes de una Requisición

1 Nombre del solicitante
2 Departamento del solicitante
3 Centro de costos del solicitante
4 Número de proyecto
5 Nombre del artículo6 Código o número del artículo
7 Cantidad solicitada
8 Proveedor o sugerencia del mismo
9 Fecha de entrega requerida

Características comunes 

Una requisición de compra es propiedad del Departamento que la origina y no debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener la aprobación del Departamento que la originó. Esto último (control esencial) es importante yactualmente no está claramente definido en algunos de los sistemas de software de abastecimiento más populares en el mercado.
En algunos "ambientes" industriales, al Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las compras de materia prima donde el Departamento de Compras también es responsable de la administración delinventario.
Una requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.

COTIZACION

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no generaregistro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé con Lautaro para que me pase lacotización pero aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me dejó sin palabras”.




 ORDEN DE COMPRA

Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.

Partes de una Orden de compra

Lugar y fecha de emisión.
Nombre y número de orden del comprobante.
Nombre y domicilio de laempresa emisora
Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.
Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar la letra "X".

Importancia de una Orden de Compra

Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizadopara saber el tipo de gasto y cuanto gasto.
Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.

FACTURA

Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto la provisión de un servicio, junto a lafecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en lafactura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario...