Documentos Por Cobrar

DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR
CONCEPTO Y CONTENIDO
Son los créditos a favor de la empresa, documentados o en cuenta corriente,
provenientes de ventas de mercancías o servicios (clientes), de préstamos a pagos por
cuenta de terceros (deudores diversos) y de otros.
En el caso de las cuentas pór cobrar a clientes, sus movimientos más
importantes son: Cargos por las facturas de ventas ycréditos por los cobros
efectuados, su saldo representa el importe de las ventas pendientes de cobro. En todos
los casos, excepto en el de anticipos a proveedores, el saldo de las cuentas por cobrar
representa derechos recuperables en efectivo.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
Criterio prudencial. Como en el caso de las inversiones, en las cuentas por
cobrar existe contingencia respecto de larecuperabilidad total de los adeudos, por ellos
es necesario establecer estimaciones para el castigo de aquellas cuentas cuyo cobro
sea dudoso, en importe suficiente para soportar las perdidas por este concepto. Es
decir, que cuando se tengan elementos para reconocer que una cuenta no podrá ser
cobrada, debe admitirse este hecho y proceder a su castigo, utilizando una cuenta de
estimación paracastigos que se presenta en el balance disminuyendo el saldo de las
cuentas por cobrar.
Las reglas particulares de presentación obligan a presentar, fuera del activo
circulante, a las cuentas cuyo plazo de recuperación exceda de un año. Usualmente,
cuando éste es el caso, dichas cuentas se presentan en renglón especial entre el activo
circulante y el activo fijo.
OBJETIVOS
1. Verificar suexistencia física. Es decir, la materialidad del documento que
ampare el derecho de cobro.
2. Verificar la autenticidad del derecho de cobro. Es decir, verificar que el adeudo
es un derecho real a favor de la empresa.
3. Verificar su valuación y probabilidad de cobro. Determinar que las cifras que se
muestran como cuentas por cobrar, además de representar un derecho real,
son recuperables en eseimporte.
4. Determinar limitaciones del derecho de cobro. O sea, definir la existencia dealgún compromiso por el cual la empresa no pueda exigir ampliamente el cobro
del derecho que representan (garantía, endoso, etcétera).
5. Cuidar su presentación adecuada en los estados financieros. Es decir,
examinar si las cuentas por cobrar están correctamente clasificadas en
atención al origen (clientes,funcionarios y empleados, etcétera) y en atención
al plazo (cuentas por cobrar a plazo mayor de un año deben separarse del
activo circulante y destacarse en renglón especial).
CONTROL INTERNO
a) Separación de labores de las personas que afectan los auxiliares, de quienes
reciben cobros y/o realizan ventas.
b) Establecimiento de límites de crédito y designación de funcionarios autorizadospara otorgarlos.
c) También para el otorgamiento de bonificaciones y descuentos.
d) Autorización especial para la cancelación de cuentas incobrables.
e) Conexión periódica de los auxiliares contra el Mayor.
f) Envíos regulares de estados de cuenta y solicitudes de confirmación de
adeudo.
g) Formulación de relaciones de los adeudos por antigüedad y estudios
periódicos de la recuperabilidad desaldos vencidos.
h) Investigación periódica de saldos rojos.
i) Arqueos periódicos de facturas, contrarrecibos y documentos pendientes de
cobro.
PROCEDIMIENTOS
1. Confirmación de adeudo.
2. Cobros posteriores.
3. Arqueos de documentación.
4. Análisis de saldos.5. Conexión contra otrascuentas.
6. Estudio de la recuperabilidad.
7. Confirmación de Adeudo
Este procedimiento, mejor conocidocomo circularización, consiste en enviar una
carta al deudor donde se le pide que conteste si está de acuerdo o no con el importe
que aparece a su cargo; esta carta la envía la empresa y la respuesta debe recibirla
directamente el Auditor.
Existen dos clases de confirmaciones:
a) postitiva, cuando el deudor debe contestar ratificando por escrito su parecer, y
b) negativa, cuando se le...