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UNIDAD III
PRODUCTIVIDAD EN LA OFICINA EL HOGAR Y LA ESCUELA
A pesar del avance en la aplicación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTIC) en la sociedad de principios del siglo XXI, y del creciente advenimiento de la “sociedad sin papeles” que muchos llevan anunciando, los documentos impresos en papel continúan siendo una parte integral de nuestra sociedad y cultura,así como un importante componente en nuestra vida cotidiana hoy por hoy. En la antigüedad, los documentos se copiaban “a mano”. La difusión de la alfabetización en todas las culturas generó cambios en los instrumentos utilizados para la producción de documentos. La mecanografía fue hasta 1984 una habilidad especializada de las secretarias, sin embargo, en la actualidad la posee ya en ciertamedida un considerable porcentaje de la población de países con un alto índice de alfabetización. La extensión de esa competencia es consecuencia de la enorme popularidad de la producción de documentos en computadora.
El Software de producción de documentos incluye el software de procesamiento de textos, el software de autoedición, los programas de edición de correo electrónico y el software para lacreación de Páginas Web y documentos con hipertexto destinados a la www de Internet. El software de producción de documentos facilita la corrección de errores de tecleo y ortográficos y permite un flujo de ideas con mayor libertad, ya que maneja automáticamente muchas de las actividades relacionadas con la redacción.
Entre las razones que justifican el uso de una computadora para escribir, podemosseñalar:
* No confías en tu ortografía.
* Deseas perfeccionar tu gramática y estilo de redacción.
* Siempre encuentras en lo que escribes secciones que podrías mejorar.
* Tienes buenas ideas y querrías que los demás (incluidos tus Profesores Asesores) pusieran atención a ellas.
* Eres perfeccionista.
* No eres buen dactilógrafo (eres más bien “puyógrafo”).
* Teresulta imposible contratar una secretaria.
Los pasos a seguir para crear un documento con un Procesador Palabra podemos resumirlos así:
1. Mecanografiar o Transcribir el texto.
2. Editar el documento hasta estar razonablemente satisfechos con su contenido y estilo de redacción.
3. Formatear e imprimir el documento.
4. Transferir el documento a Software de Autoedición para completarla diagramación de la impresión.
Las características básicas del software para la elaboración de documentos por medio de la computadora, incluyen: escritura continua (se encarga de iniciar una nueva línea sin que el usuario tenga que preocuparse de exceder los márgenes el papel; ajuste de los márgenes (antes, durante o después de haber tecleado un documento en su totalidad, es muy sencillo ajustarlos márgenes derecho, izquierdo, inferior y superior.
Es más, las líneas se reacomodan automáticamente en función de los nuevos márgenes; bloques (son las secciones de un documento); operaciones de bloques (es el proceso de integrar texto, eliminar secciones de texto, desplazar a otro punto párrafos o páginas enteros en beneficio de la estructura y secuencia lógica del documento); esquematizador(es una ayuda para que el usuario verifique el flujo general de sus ideas a lo largo del documento “como una jerarquía de títulos y subtítulos”.
Mejoramiento de la calidad de la redacción de documentos diversos
Algunos críticos de la elaboración de textos por computadora, sostienen que en lugar de favorecer a los autores, las computadoras han degradado los estándares literarios.
Sin embargo,siendo las personas, no las computadoras, las que crean los documentos ¿Se justifica esa crítica?. Si son empleadas con talento y habilidad, las herramientas para la producción de documentos en computadora pueden ayudar a elevar la calidad de redacción. Gracias a ellas, se puede manejar la creación de documentos de texto “como un proceso” a partir del primer borrador, luego, afinar su estructura...