EJEMPLO DE ARQUEO CAJA MENOR
Páginas: 5 (1202 palabras)
Publicado: 29 de julio de 2013
TRAZABILIDAD ll, TALLER DISPONIBLE
EJERCICIO DE ARQUEO DE CAJA MENOR
DEFINICIÓN:
Es un fondo de destinación específica, creada por la empresa para sufragar los gastos menores, tales como: fotocopias, útiles de escritorio y papelería, fletes y acarreos, transporte urbano y taxis, refrigerios, impuestos y timbres, aseo y cafetería, portes de correo y telegramas y otros gastos menores,para los cuales no es necesario girar un cheque.
Su constitución lo autoriza el gerente o administrador a través de una carta o memorando indicando las siguientes instrucciones.
1. Quien lo debe manejar (responsable del Fondo de Caja Menor).
2. Monto máximo del fondo.
3. Pago máximo individual, que generalmente es el 5% o 10% del fondo total, para que no se agote tan rápido.
4. Se debeefectuar el reembolso de gastos cuando se haya agotado más o menos entre 70% y el 80%
5. A fin de mes es obligatorio, hacer reembolso de caja menor, para incluir en ese mes los gastos efectuados, es decir para que la causación se haga en el mes que ocurre el gasto o costo.
6. Nombres de las personas que podrán efectuar los arqueos, tales como el jefe de la sección, el Auditor o Revisor Fiscal.
7. Delos arqueos dejar constancia en acta escrita de quien lo practica, hora de iniciación, hora de terminación, responsable de los valores, detalle de las existencias físicas y si es el caso determinar un sobrante o faltante.
A menudo estos fondos son manejados por la secretaria del respectivo departamento y no por el tesorero o cajero.
La empresa podrá tener tantas cajas menores comodepartamentos, por ejemplo: departamento de ventas, financiero, fábrica, mantenimiento, propaganda y publicidad, etc.
Al diligenciar vales de caja menor, los siguientes son los requisitos exigidos por la DIAN: nombre de la empresa y Nit, número de orden, beneficiario, fecha, concepto indicando el valor del gasto, servicio o compra, el valor del IVA y la retención en la fuente si la hubiere, código decuenta, autorización por el jefe y la firma de recibido, sello de la empresa y nit.
La contabilización de los valores, una vez preparado el reembolso en caja menor, debe afectar los gastos: cuentas 51, 52, 53, los costos: clase 7, el IVA cuenta 2408 y la 2365, 2368, para la retención en la fuente, todo lo anterior contra la cuenta de bancos. Solo se debe afectar la cuenta de caja menor, cuandose constituye el fondo por primera vez, o sus aumentos o disminuciones en el tiempo, o cuando la caja menor se liquide, ya sea porque no se va a seguir utilizando.
CONTROL DEL FONDO
Se hace por medio de un libro auxiliar de tres columnas: debe, haber y saldo. Aquí se registrará lo siguiente (incluir fecha y detalle de cada operación):
Primer asiento: el de constitución del fondopor su valor total, afecta cuenta de caja menor y disminuye el auxiliar de bancos.
Utilización de la Caja Menor: Después de la apertura de la Caja Menor, a reglón seguido se utiliza los vales de Caja Menor con los soportes de factura, de acuerdo al monto autorizado.
Control de Caja Menor: Se detalla uno a uno los vales de pagos o documentos equivalentes a factura, en orden cronológico, con lasiguiente información: fecha, beneficiario, número de orden y el valor en la columna de crédito. A medida que se registra los pagos se va calculando el nuevo saldo de caja menor y eventualmente poder cuadrar su saldo con el dinero.
Ejemplo: COMPAÑÍA DE CONFITES COLOMBIANA LTDA.
NIT 869.869.869-3
CONTROL DE CAJA MENOR
FECHA
DETALLE
DEBE
HABER
SALDO
Julio 01
Julio 02Constitución del
fondo de caja menor
Postobón S.A. RC001
1.000.000
90.000
1.000.000
910.000
Algunas empresas optan por hacer VALES PROVISIONALES, son valores que se entregan sin saber con seguridad su valor exacto, el cual se cambia por uno real cuando se determina su valor real, como por ejemplo: el valor que se entrega en las horas de la mañana al mensajero para los...
EJERCICIO DE ARQUEO DE CAJA MENOR
DEFINICIÓN:
Es un fondo de destinación específica, creada por la empresa para sufragar los gastos menores, tales como: fotocopias, útiles de escritorio y papelería, fletes y acarreos, transporte urbano y taxis, refrigerios, impuestos y timbres, aseo y cafetería, portes de correo y telegramas y otros gastos menores,para los cuales no es necesario girar un cheque.
Su constitución lo autoriza el gerente o administrador a través de una carta o memorando indicando las siguientes instrucciones.
1. Quien lo debe manejar (responsable del Fondo de Caja Menor).
2. Monto máximo del fondo.
3. Pago máximo individual, que generalmente es el 5% o 10% del fondo total, para que no se agote tan rápido.
4. Se debeefectuar el reembolso de gastos cuando se haya agotado más o menos entre 70% y el 80%
5. A fin de mes es obligatorio, hacer reembolso de caja menor, para incluir en ese mes los gastos efectuados, es decir para que la causación se haga en el mes que ocurre el gasto o costo.
6. Nombres de las personas que podrán efectuar los arqueos, tales como el jefe de la sección, el Auditor o Revisor Fiscal.
7. Delos arqueos dejar constancia en acta escrita de quien lo practica, hora de iniciación, hora de terminación, responsable de los valores, detalle de las existencias físicas y si es el caso determinar un sobrante o faltante.
A menudo estos fondos son manejados por la secretaria del respectivo departamento y no por el tesorero o cajero.
La empresa podrá tener tantas cajas menores comodepartamentos, por ejemplo: departamento de ventas, financiero, fábrica, mantenimiento, propaganda y publicidad, etc.
Al diligenciar vales de caja menor, los siguientes son los requisitos exigidos por la DIAN: nombre de la empresa y Nit, número de orden, beneficiario, fecha, concepto indicando el valor del gasto, servicio o compra, el valor del IVA y la retención en la fuente si la hubiere, código decuenta, autorización por el jefe y la firma de recibido, sello de la empresa y nit.
La contabilización de los valores, una vez preparado el reembolso en caja menor, debe afectar los gastos: cuentas 51, 52, 53, los costos: clase 7, el IVA cuenta 2408 y la 2365, 2368, para la retención en la fuente, todo lo anterior contra la cuenta de bancos. Solo se debe afectar la cuenta de caja menor, cuandose constituye el fondo por primera vez, o sus aumentos o disminuciones en el tiempo, o cuando la caja menor se liquide, ya sea porque no se va a seguir utilizando.
CONTROL DEL FONDO
Se hace por medio de un libro auxiliar de tres columnas: debe, haber y saldo. Aquí se registrará lo siguiente (incluir fecha y detalle de cada operación):
Primer asiento: el de constitución del fondopor su valor total, afecta cuenta de caja menor y disminuye el auxiliar de bancos.
Utilización de la Caja Menor: Después de la apertura de la Caja Menor, a reglón seguido se utiliza los vales de Caja Menor con los soportes de factura, de acuerdo al monto autorizado.
Control de Caja Menor: Se detalla uno a uno los vales de pagos o documentos equivalentes a factura, en orden cronológico, con lasiguiente información: fecha, beneficiario, número de orden y el valor en la columna de crédito. A medida que se registra los pagos se va calculando el nuevo saldo de caja menor y eventualmente poder cuadrar su saldo con el dinero.
Ejemplo: COMPAÑÍA DE CONFITES COLOMBIANA LTDA.
NIT 869.869.869-3
CONTROL DE CAJA MENOR
FECHA
DETALLE
DEBE
HABER
SALDO
Julio 01
Julio 02Constitución del
fondo de caja menor
Postobón S.A. RC001
1.000.000
90.000
1.000.000
910.000
Algunas empresas optan por hacer VALES PROVISIONALES, son valores que se entregan sin saber con seguridad su valor exacto, el cual se cambia por uno real cuando se determina su valor real, como por ejemplo: el valor que se entrega en las horas de la mañana al mensajero para los...
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