El archivo. concepto y finalidad

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Módulo Formativo: GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO Unidad Formativa 1. SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.

1. El archivo. Concepto y finalidad.

Susana Navarro Charco El archivo. Concepto y finalidad

U.D. 1. El archivo. Concepto y finalidad.

Índice de contenidos
1. Introducción. 2. Conceptos generales. 2.1. Archivística 2.2. Archivo 2.3. Principiosgenerales de la archivística 2.4. Funciones del archivo 3. El documento. 3.1. Las tres edades de los documentos 4. El documento electrónico. 4.1. Características 4.2. Tipos de soportes 4.3. Formatos 4.4. Tipos de documentos electrónicos

Susana Navarro Charco

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U.D. 1. El archivo. Concepto y finalidad.

1. INTRODUCCIÓN.
La información constituye uno de los pilares básicos de la actividadempresarial actualmente. El desarrollo de actividades comerciales, productivas y administrativas en general se materializa en una serie de soportes documentales que constituyen la materia prima de la que se nutren los archivos. El tratamiento racional de su documentación es una cuestión básica y fundamental que toda empresa moderna debe solventar, en la medida que dicho tratamiento se realice conarreglo a una metodología y un procedimiento reglado. Se archivarán sólo aquellos documentos necesarios para la gestión y salvaguarda de los derechos de la empresa, y se podrán localizar en el momento preciso, invirtiendo en esta operación el menor tiempo y esfuerzo posible.

2. CONCEPTOS GENERALES. 2.1. ARCHIVÍSTICA.

La ARCHIVÍSTICA es la ciencia que estudia los archivos, entendidos comoconjuntos de documentos portadores de información. Antonia Heredia la define como “la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización”. Su finalidad es principalmente utilitaria: alcanzar el mayor uso de los archivos y el acceso a la información que contienen los documentos. El uso de esta información interesa a lasinstituciones productoras (públicas o privadas) en la medida en que favorece la toma de decisiones y beneficia el interés general. La gestión archivística correcta, como principal fuente interna de comunicación y de información, es la mejor garantía de eficacia administrativa y transparencia democrática (en caso de instituciones públicas) y éxito y mejora de la competitividad (por lo que serefiere a empresas del sector privado).

2.2.

ARCHIVO.

El Diccionario de Terminología Archivística propone tres definiciones del término de archivo según se atienda a: a) Su contenido documental: “Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. b) Como institución: “Institución cultural dondese reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”.

Susana Navarro Charco

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U.D. 1. El archivo. Concepto y finalidad.
c) Como continente donde se conserva la documentación: “Local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos”. En realidad, todos loselementos citados en estas definiciones resultan imprescindibles para que un archivo sea considerado como tal. En efecto, todo archivo necesita contar con un conjunto de documentos que testimonian el desarrollo de una actividad humana, ya sea pública o privada; pero si estos documentos no cuentan con un sistema adecuado de organización, únicamente se tendrá un almacén de papeles más o menos antiguos,mejor o peor amontonados. Para que exista un archivo se necesita saber: - Qué archivar: o sea, el contenido (conjunto orgánico de documentos). -Dónde archivar: o sea, el continente (edificios e instalaciones donde ubicar la documentación). - Quién debe conservar los documentos: el archivero. - Cómo se han de conservar y custodiar los documentos del archivo (siguiendo los principios generales de la...
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