El archivo de oficina

TEMA 8.- EL ARCHIVO DE OFICINA EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS. EL REGISTRO GENERAL

1.- EL ARCHIVO DE OFICINA Y SU GESTIÓN
Se entiende por archivo de oficina o de gestión al que se forma en la unidad u oficina productora de documentos. Este archivo corresponde a la 1ª etapa de la vida de los documentos y en él deben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso alterminar ésta si pueden ser objeto de consulta frecuente.
Ahora bien, no todas las unidades administrativas tienen porqué ser sujetos productores de documentos. Una oficina productora de documentos ha de reunir los siguientes requisitos:
-que exista constancia de su creación a través de una disposición publicada.
-que tenga unas competencias concretas que determinen su actividad.
-que cuentecon un responsable de la unidad.
Para organizar un archivo de oficina es preciso distinguir los diferentes grupos de comunicaciones que pueden tener lugar, que en muchos casos son muy diferentes entre sí.
En esencia, los tipos documentales más importantes que podemos encontrar son los siguientes:
a- Expediente
Se define desde una perspectiva legal como “conjunto ordenado de documentos yactuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.
El conjunto de expedientes de un órgano administrativo constituye lo que se denomina serie documental.
En cuanto a su configuración física, un expediente consta de diferentes partes:
-carpetilla: contenedor en el que se guarda el expediente.
-resumen oextracto: relación de documentos que conforman el expediente.
-documentación administrativa: formada por los diferentes tipos de documentos que integran el expediente, ordenados cronológicamente.
Dentro de un expediente podemos encontrar documentos producidos por la propia unidad administrativa u otros procedentes de diferentes organismos o de particulares, pero todos relacionados entre sí poruna relación causa-efecto, dirigidos hacia un fin determinado, esto es, la resolución administrativa de un asunto.
En definitiva, un expediente es un conjunto ordenado de documentos, referidos a un asunto, colocados cronológicamente conforme se han ido produciendo hasta que concluye su tramitación.
b- Dossier
Es una agrupación de escritos e informaciones sobre una materia o asunto, y sucontenido estará estructurado de forma que se obtenga una buena presentación y comprensión.
Realizar un dossier es reunir documentos de diversas clases, ya elaborados previamente (impresos, resúmenes, fotocopias parciales de publicaciones, esquemas, gráficos, diagramas, mapas, recortes de prensa, estadísticas, etc). Esta documentación puede estar elaborada por la propia oficina o recibirla deotras instituciones.
Los dossieres se utilizan generalmente como documentación de apoyo informativo a la que proporcionan los órganos administrativos para tomar decisiones.
c- Correspondencia
Es un tipo documental que refleja las relaciones que se establecen en un organismo, oficina o unidad administrativa con otras unidades o con particulares.
El contenido de la correspondencia es demera comunicación, aunque muchas comunicaciones forman parte de un trámite y pasarán a formar parte de un expediente o de un dossier.
La correspondencia se puede clasificar en:
-correspondencia enviada. Es la emitida desde la propia oficina hacia el exterior. Normalmente será controlada por un sello de salida, ya sea del registro general o de un registro auxiliar propio de la oficina, e iráacompañada del resguardo de correos o del medio de envío utilizado.
-correspondencia recibida. Es la que llega a la oficina desde el exterior. Está formada por los escritos originales y, en general, llevará el sello del registro de entrada y las huellas postales del medio por el que ha sido remitido (correos, mensajero).
El control de la correspondencia se realiza mediante los libros de...