El Archivo Y Su Importancia

Semana 1
Esta carpeta contiene las presentaciones en Flash de los temas:

* El archivo y la importancia de su organización

Conjunto de normas, técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización , permitir la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurarla conservación indefinida de los documentos mas valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

* Los procesos de organización

Administración, Organización, Selección, Descripción, Conservación y Servicio.

Administración de archivos: Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los Archivos.Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.

Organización documental: Junto con el organismo nacen los archivos. "Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió".
La organización de documentosarchivísticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original.
Es la forma como se disponen los documentos para su localización y recuperación inmediata de la información.
La Organización Documental comprende: LaClasificación, el Ordenamiento y la Signatura
En la clasificación se identificarán las series documentales y se establecerán criterios uniformes.
Entiéndase por serie documental al conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
El ordenamiento de las seriesdocumentales se efectuará aplicando el sistema más conveniente para la institución (numérico, cronológico, alfabético o una combinación de ellos).

Signación: Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y las series documentales.
La Signatura consiste en asignar símbolos particulares a losdocumentos para su identificación. Dichos símbolos remplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que permite su inmediata localización.
El código se estructura en base a letras, números o la combinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación alfabética, numérica o alfa-numérica
Selección documental: Es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluartodas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos
Descripción documental: Es un proceso que consiste en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las series documentales.
El inventario, es una herramienta descriptiva necesariaen toda transferencia documental donde se registran las series documentales producidas y recibidas por cada unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones.
Conservación documental: Mantenimiento del soporte y texto, mediante medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo.

* Diferencia entre clasificación y ordenación

La clasificación; Es la operación intelectualque consiste en el establecimiento de las categorías grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo”

Puede ser:

Orgánica; se estructura de acuerdo con el organigrama de la institución.

Funcional; la estructura de los fondos tiene relación y con las actividades y funciones que se
llevan a cabo en la institución y que no tienen por que coincidir con su organigrama....