El Documento De Archivo
Páginas: 2 (327 palabras)
Publicado: 21 de octubre de 2012
EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o calorcientífico, económico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.”
Archivo General de la Nación
IMPORTANCIA
Los documentos son importantes porque:
* Permiten lacomunicación humana.
* Son un medio valioso de información.
* Constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobación de cualquier actividad ya sea técnica, económica u investigativa.
*Dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas.
* Sirven para la toma decisiones administrativas
1.1 ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
Soporte: hacerelación a la parte material o física (papel, cinta, disco)
Técnica: medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.
Estructura: hace referencia al formulario y a lascláusulas. Por ejemplo en una carta, la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo.
Contenido o asunto: mensaje o información que transmite el documento1.2 CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS
Se refieren tanto a su estructura física como a su contenido sustantivo, están identificados así:
Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad
Clase:textual, no textual
Tipo: se refiere a la especie documental, que revela tanto el contenido como la estructura física del documento: carta, memorando, circular, informe, acta.
Forma: original ocopia
Formato: volúmenes archivables, carpetas, cajas desacidificadas, tomos, AZ
Cantidad: 1, 2, 3, 4... Ejemplares.
Internos: Entidad productora, fecha y lugar de producción, contenidosustantivo y orígenes funcionales.
Entidad productora: es la persona o corporación que produjo el documento, ya sea pública o privada. Puede observarse en el membrete.
Fecha y lugar de...
Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o calorcientífico, económico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.”
Archivo General de la Nación
IMPORTANCIA
Los documentos son importantes porque:
* Permiten lacomunicación humana.
* Son un medio valioso de información.
* Constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobación de cualquier actividad ya sea técnica, económica u investigativa.
*Dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas.
* Sirven para la toma decisiones administrativas
1.1 ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
Soporte: hacerelación a la parte material o física (papel, cinta, disco)
Técnica: medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.
Estructura: hace referencia al formulario y a lascláusulas. Por ejemplo en una carta, la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo.
Contenido o asunto: mensaje o información que transmite el documento1.2 CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS
Se refieren tanto a su estructura física como a su contenido sustantivo, están identificados así:
Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad
Clase:textual, no textual
Tipo: se refiere a la especie documental, que revela tanto el contenido como la estructura física del documento: carta, memorando, circular, informe, acta.
Forma: original ocopia
Formato: volúmenes archivables, carpetas, cajas desacidificadas, tomos, AZ
Cantidad: 1, 2, 3, 4... Ejemplares.
Internos: Entidad productora, fecha y lugar de producción, contenidosustantivo y orígenes funcionales.
Entidad productora: es la persona o corporación que produjo el documento, ya sea pública o privada. Puede observarse en el membrete.
Fecha y lugar de...
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