El salvatore


GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL












GRUPO DE TRABAJO:






GRUPO DE TRABAJO:















ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
BOGOTÁ
2005

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 4
1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 6
2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL 9
2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 17
2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 19
2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 20
2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 21
2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 22
2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: 26
2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 28
2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 30
2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN 34
2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 35
2.2.7.3ARCHIVO HISTÓRICO 35
2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 36
2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 37
2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 43
2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 45
Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenación 45
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 50
2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 51
2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 53
La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria delArchivo Central 53
3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS 56
ANEXOS 58
BIBLIOGRAFÍA 59

LISTA DE ANEXOS

1.1 ANTECEDENTES 6
1.2 JUSTIFICACIÓN 7
1.3 OBJETIVOS 8
1.3.1 OBJETIVO GENERAL 8
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 8
2.1 MARCO LEGAL 9
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 12
2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 12
2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 13
2.2.3 ASPECTOS DEPLANEACIÓN 13
2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 15
2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 17
2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 17
2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 19
2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 20
2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 21
2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 22
2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: 26
2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 28
2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DELOS DOCUMENTOS 30
2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 34
2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 34
2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN 34
2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 35
2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO 35
2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 36
2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 362.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 37
2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 43
2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 45
Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenación 45
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 50
2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 51
2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 53
La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central 53
2.3 IMPLEMENTACIÓN 55
2.4 SEGUIMIENTO55




INTRODUCCIÓN

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el quefueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas quecumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la...