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ETAPA PREVIA AL EVENTO
Todos los eventos tienen dos partes bien diferenciadas: el evento propiamente dicho, aquello que dio lugar a la reunión, y el agasajo que puede dar marco al acontecimiento o que puede ser el agasajo que se brinda a los invitados. También la difusión es una tarea que se suma al programa de acciones aunque la actividad se delegue en organizaciones especializadas o en laoficina de prensa de la empresa si cuenta con el personal necesario.
Cualquiera sea el ámbito, para planificar el desarrollo de un evento se cumplen ciertos pasos, pero antes de empezar el proceso de producción es necesario contar con una serie de datos.
Con este motivo se confecciona un documento que es un resumen detallado sobre el evento; y consiste en obtener toda la información sobre laempresa, sobre la actividad que desarrolla, cómo está posicionada en el mercado, cuál ha sido su estilo en eventos anteriores y además, una descripción sobre el evento a realizar. De qué se trata, es una inauguración, un aniversario, el lanzamiento de un producto; cuál es la intención de la empresa para darle un marco adecuado al acontecimiento; con qué propósito lo realiza; desea promover laorganización o hay motivos subyacentes; cuál es la categoría de los invitados que desea convocar; cuál es el nivel, la amplitud y la divulgación que quiere dar al acto.
Además, es útil saber si se cuenta con la adhesión del personal que directa o indirectamente estará vinculado con el evento. Según el evento de que se trate, pueden incluirse datos técnicos o científicos. El documento sirve parapresupuestar el evento, salvo que la empresa aporte información precisa sobre lo que está dispuesta a gastar.
Estas consideraciones son los aspectos básicos de la producción del evento y permiten definir el perfil del evento, a saber:
a) Las características del acontecimiento: Es necesario determinar el motivo y analizar si el suceso realmente justifica la realización del evento. Si es así, se debeaclarar la intención que tiene la empresa para realizar el evento.
b) Los objetivos son el por qué y el para qué del evento. Deben ser claros y posibles de alcanzar. Pueden ser parte de un proyecto general de comunicación a largo plazo o estar previstos para el corto plazo. Pueden ser la consecuencia de una serie de logros de la empresa o pueden considerarse como una respuesta ante algún problemacoyuntural. Una vez establecidos, los objetivos determinan la importancia que revestirá el acontecimiento y la proyección que se desea darle y con estos datos se podrá definir el perfil de los invitados.
c) Invitados: El evento es un mensaje institucional, de modo que está condicionado por el tipo de públicos al que va dirigido. Cuando se convocan diferentes grupos, las listas de invitaciones seordenan por categorías: empresarios, funcionarios del estado, artistas, representantes de la prensa, etc. Las características del evento, sus objetivos y la cantidad de invitados son los datos que se necesitan para elegir el lugar donde ser desarrollará el evento.
d) Dónde: Según sus características, el evento puede realizarse dentro de la misma empresa y en ocasiones es un importante factor dedifusión institucional; pero si es necesario se busca el lugar o las locaciones más apropiadas. En general, los grandes hoteles o los espacios destinados a eventos y convenciones suelen estar muy bien equipados y pueden cubrir las necesidades de infraestructura.
e) Cuándo: La empresa puede fijar el día y la hora, pero en ocasiones, si se invita alguna personalidad destacada se acuerda una fecha que noesté comprometida. También se verifica previamente que en la misma oportunidad no tenga lugar otro evento dirigido al mismo público y que con un mayor poder de convocatoria pueda polarizar la concurrencia y de esa forma empañar el éxito del evento que se está organizando.
f) El presupuesto: En el documento puede estar fijado un tope de gastos. Si el organizador ya conoce cuáles son los...