El Tiempo
Páginas: 7 (1676 palabras)
Publicado: 7 de mayo de 2014
CÓMO MANTENER BAJO CONTROL A LOS CUATRO MAYORES CONSUMIDORES DE TIEMPO? (I).
Uno de los aspectos más importantes en todos los ámbitos de la vida es el poder trabajar en equipo. Gracias a ello el éxito es posible. Pero en muchas ocasiones resulta que la gente, a menudo hecha por tierra los planes que se habían trazado para distribuir el tiempo.
El MBR establece que “las interrupcionespersonales, las reuniones, el teléfono y la obtención de información son, en ese orden, los mayores problemas que los ejecutivos han encontrado en la administración de su tiempo”.
Veamos brevemente cada una de éstas áreas y la forma de combatirla.
El control de las interrupciones personales.
A diario ocurren interrupciones sin premura, a cada instante del día, que vienen a reducir elrendimiento de cada trabajador. Para minimizar los efectos negativos de las interrupciones personales, el MBR nos propone dos alternativas: “el aislamiento” y el “estar disponible”. Analicemos brevemente cada una de ellas:
· Aislamiento. ¿Acaso no le ha ocurrido a usted alguna vez que necesita estar solo? ¿Le es imposible avanzar con algún reporte mientras se encuentra en su oficina? Enmuchas ocasiones sentimos que no avanzamos en algún trabajo que nos urge terminar, y es aquí cuando la situación amerita un aislamiento. Pero claro que no es aislarse del mundo por completo, sino simplemente el no estar disponible a ciertas horas del día, a fin de evitar las interrupciones superfluas.
En una ocasión me sucedió que debía presentar un informe al Presidente de la Compañía, y paraconcentrarme y evitar distracciones pedí prestada la oficina de un colega. De esta forma pude concentrarme y entregar a tiempo el informe solicitado. Durante éste lapso de tiempo, mi asistente quedó encargado de atender algún cliente que llegara a buscarme, atendiéndole y resolviendo sus quejas y/o consultas.
Otros sitios recomendables, en donde usted puede obtener un poco de aislamiento esla biblioteca de la empresa, una oficina desierta, la sala de seminarios y conferencias, etc., y solamente su Asistente sabrá dónde se encuentra, para llamarle en casos de verdadera urgencia. Otra recomendación es no atender a nadie que no tenga una cita previa, de ésta manera usted podrá organizar el día por completo.
· Disponibilidad provechosa. Imagino que usted, en alguna ocasión, seha encontrado con ejecutivos que tienen permanentemente abierta la puerta de su oficina, este es un buen ejemplo de “disponibilidad provechosa”.
El permanecer informalmente disponible para las personas, ayuda a los ejecutivos a estar en contacto con lo que sucede en la empresa. Pero para tener una disponibilidad provechosa exitosa, el MBR establece las siguientes normas: delegue eficazmente,reúnase en la oficina o lugar de trabajo de los demás, realice visitas periódicas en toda la empresa, protéjase de los visitantes molestos y sea franco sobre sus preferencias. Todo esto le ayudará a minimizar las interrupciones en su lugar de trabajo.
Obtenga el máximo beneficio de las reuniones.
Cuando nos referimos a reuniones, muchos empleados comienzan a hacernos caras largas, gestosnegativos, y otras señales que indican negatividad. Pero debido a que el hombre es un ser social, necesita relacionarse con otras personas, y las reuniones son de utilidad para éste propósito.
El éxito de las actividades diarias en una empresa, depende en gran medida de una reunión exitosa, donde todos los empleados participen activamente, aportando ideas, discutiendo problemas y encontrándolessolución, etc.
Con respecto al desarrollo de una reunión, el Sr. Schubert de Alba-Waldensian (MBR) recomienda mucho reuniones sin ceremonia. “Yo prefiero hacer tres reuniones de 15 minutos. De ese modo hay más concentración”. Y continúa diciendo que prefiere un salón de conferencias en vez de su oficina como lugar de reuniones. “Eso evita las interrupciones e induce a una actitud de mayor...
Uno de los aspectos más importantes en todos los ámbitos de la vida es el poder trabajar en equipo. Gracias a ello el éxito es posible. Pero en muchas ocasiones resulta que la gente, a menudo hecha por tierra los planes que se habían trazado para distribuir el tiempo.
El MBR establece que “las interrupcionespersonales, las reuniones, el teléfono y la obtención de información son, en ese orden, los mayores problemas que los ejecutivos han encontrado en la administración de su tiempo”.
Veamos brevemente cada una de éstas áreas y la forma de combatirla.
El control de las interrupciones personales.
A diario ocurren interrupciones sin premura, a cada instante del día, que vienen a reducir elrendimiento de cada trabajador. Para minimizar los efectos negativos de las interrupciones personales, el MBR nos propone dos alternativas: “el aislamiento” y el “estar disponible”. Analicemos brevemente cada una de ellas:
· Aislamiento. ¿Acaso no le ha ocurrido a usted alguna vez que necesita estar solo? ¿Le es imposible avanzar con algún reporte mientras se encuentra en su oficina? Enmuchas ocasiones sentimos que no avanzamos en algún trabajo que nos urge terminar, y es aquí cuando la situación amerita un aislamiento. Pero claro que no es aislarse del mundo por completo, sino simplemente el no estar disponible a ciertas horas del día, a fin de evitar las interrupciones superfluas.
En una ocasión me sucedió que debía presentar un informe al Presidente de la Compañía, y paraconcentrarme y evitar distracciones pedí prestada la oficina de un colega. De esta forma pude concentrarme y entregar a tiempo el informe solicitado. Durante éste lapso de tiempo, mi asistente quedó encargado de atender algún cliente que llegara a buscarme, atendiéndole y resolviendo sus quejas y/o consultas.
Otros sitios recomendables, en donde usted puede obtener un poco de aislamiento esla biblioteca de la empresa, una oficina desierta, la sala de seminarios y conferencias, etc., y solamente su Asistente sabrá dónde se encuentra, para llamarle en casos de verdadera urgencia. Otra recomendación es no atender a nadie que no tenga una cita previa, de ésta manera usted podrá organizar el día por completo.
· Disponibilidad provechosa. Imagino que usted, en alguna ocasión, seha encontrado con ejecutivos que tienen permanentemente abierta la puerta de su oficina, este es un buen ejemplo de “disponibilidad provechosa”.
El permanecer informalmente disponible para las personas, ayuda a los ejecutivos a estar en contacto con lo que sucede en la empresa. Pero para tener una disponibilidad provechosa exitosa, el MBR establece las siguientes normas: delegue eficazmente,reúnase en la oficina o lugar de trabajo de los demás, realice visitas periódicas en toda la empresa, protéjase de los visitantes molestos y sea franco sobre sus preferencias. Todo esto le ayudará a minimizar las interrupciones en su lugar de trabajo.
Obtenga el máximo beneficio de las reuniones.
Cuando nos referimos a reuniones, muchos empleados comienzan a hacernos caras largas, gestosnegativos, y otras señales que indican negatividad. Pero debido a que el hombre es un ser social, necesita relacionarse con otras personas, y las reuniones son de utilidad para éste propósito.
El éxito de las actividades diarias en una empresa, depende en gran medida de una reunión exitosa, donde todos los empleados participen activamente, aportando ideas, discutiendo problemas y encontrándolessolución, etc.
Con respecto al desarrollo de una reunión, el Sr. Schubert de Alba-Waldensian (MBR) recomienda mucho reuniones sin ceremonia. “Yo prefiero hacer tres reuniones de 15 minutos. De ese modo hay más concentración”. Y continúa diciendo que prefiere un salón de conferencias en vez de su oficina como lugar de reuniones. “Eso evita las interrupciones e induce a una actitud de mayor...
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